Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за травень 2025 року
ЗВІТ
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю
та ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 травня 2025 р. по 31 травня 2025 р.
Спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 травня 2025 р. по 31 травня 2025 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі
документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 624 документи, з них 259 містять контрольний термін виконання, серед яких 32 невідкладних, 41 терміновий.
За видами контрольних документів:
1) документи з вищих органів влади – 85;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 70;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації – 29;
4) документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 41;
5) документи з інших установ та організацій – 34.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 1 протокольне доручення керівництва Луганської ОДА.
Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 6 розпоряджень голови Луганської ОДА.
Зареєстровано 7 розпоряджень начальника Гірської міської ВА, які мають контрольні строки виконання.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 131, з них контрольні – 6;
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 101, з них контрольні – 75;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 62, з них контрольні – 36;
- загальний відділ – 62, з них контрольні – 16;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 61, з них контрольні – 35;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту – 61, з них контрольні – 31;
- сектор інформаційної політики – 31, з них контрольні – 25;
- служба у справах дітей – 21, з них контрольні –15;
- фінансове управління –16, з них контрольні – 4;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 13, з них
контрольні – 12;
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 11, з них контрольні – 5;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних – 8, з них контрольні – 2.
- відділ бухгалтерського обліку та звітності – 7, з них контрольні – 2.
Станом на 01.06.2025 в роботі знаходиться 544 документи з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 48 документів з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 62;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 34;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 29;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту – 23;
- сектором інформаційної політики – 19;
- загальним відділом – 14;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 11;
- службою у справах дітей – 10;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 4;
- фінансовим управлінням – 4;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 2;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних – 2
- відділом бухгалтерського обліку та звітності – 2.
За результатами аналізу встановлено, що рівень виконавської дисципліни у звітному періоді є задовільним. Більшість структурних підрозділів надають звітну інформацію регулярно або на запит головного спеціаліста з питань контролю загального відділу, своєчасно консультуються з ним у разі виникнення запитань, а також надають пояснення причин несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів.
Разом із тим, зафіксовано окремі випадки порушення встановлених строків подання відповідей на контрольні документи. Зокрема, це має системний характер у секторі інформаційної політики; епізодичні порушення відзначено у відділах освіти, культури, молоді та спорту, соціального захисту населення і охорони здоров’я. Основними причинами несвоєчасного реагування є: неналежне оформлення або неповнота додатків, великий обсяг інформації, що підлягає опрацюванню, а також обмежені строки виконання доручень.
Окрему увагу слід приділити питанню своєчасного заповнення Журналу контрольних документів структурними підрозділами, які мають доступ до нього, зокрема, в частині фіксації виконання завдань з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим терміном контролю. Найбільш критичними у цьому аспекті залишаються: відділ житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою та сектор інформаційної політики.
Також встановлено непоодинокі випадки, коли структурні підрозділи надсилають відповіді на контрольні документи у неробочий час, включно з пізніми вечірніми або нічними годинами. Така практика ускладнює своєчасну координацію дій, дезорганізує робочі процеси, оперативне реагування та ефективну організацію управлінських процесів.
Висновок. Стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, передбачених нормативно-правовими актами, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, а також розпорядженнями й дорученнями керівництва обласної та районної адміністрацій, в цілому відповідає базовим вимогам, однак оцінюється як такий, що перебуває на середньому рівні. Виявлено низку системних недоліків, які потребують посиленої уваги та невідкладного усунення.
У зв’язку з цим пропоную:
1. Відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, а також сектору інформаційної політики – забезпечити регулярне, своєчасне та достовірне внесення відомостей до Журналу контрольних документів. Особливу увагу приділяти документам із постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання.
2. Всім структурним підрозділам – у разі виникнення об’єктивних причин, що унеможливлюють дотримання встановлених строків надання інформації щодо виконання контрольних завдань, невідкладно
інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу для належного документального супроводу та подальшого врегулювання ситуації.
