Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за квітень 2025 року
ЗВІТ
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та
ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 квітня 2025 р. по 30 квітня 2025 р.
Спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської
військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 квітня 2025 р. по 30 квітня 2025 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 667 документів, з них 268 містять контрольний термін виконання, серед яких 78 невідкладних, 32 термінових.
За видами контрольних документів:
1) документи з вищих органів влади – 89;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 69;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації – 35;
4) документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 47;
5) документи з інших установ та організацій – 24.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 4 протокольних доручення керівництва Луганської ОДА
Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 8 розпоряджень голови Луганської ОДА.
Зареєстровано 1 розпорядження начальника Гірської міської ВА, яке має контрольні строки виконання.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 180, з них контрольні – 11;
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 108, з них контрольні – 81;
- загальний відділ – 70, з них контрольні – 17;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту – 65, з них контрольні – 31;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 64, з них контрольні – 35;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 49, з них контрольні – 31;
- сектор інформаційної політики – 38, з них контрольні – 26;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 34, з них контрольні – 10;
- служба у справах дітей – 19, з них контрольні –11;
- фінансове управління –17, з них контрольні – 2;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних – 6, з них контрольні – 6.
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 3, з них контрольні – 2;
- відділ бухгалтерського обліку та звітності – 2, з них контрольні – 1.
Станом на 01.05.2025 в роботі знаходиться 528 документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 23 документи з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 62;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту – 25;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 23;
- сектором інформаційної політики – 23;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 21;
- загальним відділом – 12;
- службою у справах дітей – 8;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 8;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 8;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних – 6;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 1;
- фінансовим управлінням – 1;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності – 1.
За результатами аналізу, за звітній період спостерігається значне покращення виконавської дисципліни: більшість структурних підрозділів звітують регулярно або за проханням спеціаліста з питань контролю загального відділу надати інформацію, консультуються з ним при наявності запитань та надають пояснення про причини несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів. Значно покращилась ситуація з виконавською дисципліною у секторі інформаційної політики, проте було зафіксовано випадок порушення контрольних термінів виконання документу. Також, службою у справах дітей налагоджено співпрацю із профільним заступником: відповіді на контрольні документи підписуються виключно за погодження
заступника начальника з соціальних питань.
Протягом звітного періоду не зафіксовано випадків надання відповідей на контрольні документи за підписом начальників відділу, а також надсилання документів на реєстрацію та підпис на стару електронну скриньку Гірської міської ВА, що є позитивним знаком для покращення виконавської дисципліни та роботи установи в цілому.
Проте, не усі структурні підрозділи, які мають доступ до журналу контрольних документів заповнюють стан виконання документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання у повному обсязі, або не заповнюють зовсім.
Висновок: стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на високому рівні та в основному відповідає вимогам сьогодення, проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:
1) відділу ЖКГ, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, головному спеціалісту з питань інформаційної політики сектору інформаційної політики – забезпечити регулярне заповнення журналу контрольних документів, уникаючи несвоєчасності та неточностей; звернути увагу на заповнення документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та, за необхідності – заповнити стан виконання.
2) у разі неможливості своєчасної підготовки інформації щодо виконання контрольних завдань з об’єктивних причин, невідкладно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
