Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за березень 2025 року
ЗВІТ
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та
ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 березня 2025 р. по 31 березня 2025 р.
Спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської
військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 березня 2025 р. по 31 березня 2025 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної
державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 678 документів, із них 273 містять контрольний термін виконання , серед яких 44 невідкладних, 31 терміновий.
За видами контрольних документів:
1) документи з вищих органів влади – 87;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 64;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації – 45;
4) документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 54;
5) документи з інших установ та організацій – 19.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 9
розпоряджень голови Луганської ОДА, з них на контролі – 4.
Зареєстровано 2 розпорядження начальника Гірської міської ВА, які
мають контрольні строки виконання.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА
отримали документів:
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 223, з них контрольні – 11;
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 109, з них контрольні – 75;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 73, з них контрольні – 44;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту – 63, з них контрольні – 36;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 52, з них контрольні – 30;
- загальний відділ – 42, з них контрольні – 14;
- сектор інформаційної політики – 33, з них контрольні – 22;
- служба у справах дітей – 28, з них контрольні –24;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 22, з них контрольні – 8;
- фінансове управління –14, з них контрольні – 2;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних – 7, з них контрольні – 3.
- відділ бухгалтерського обліку та звітності – 4, з них контрольні – 0.
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 3, з них контрольні – 3;
Станом на 01.04.2025 в роботі знаходиться 494 документи з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 27 документів з термінами, що не входять до звітного періоду
або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 65;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 33, відсутня інформація про стан виконання документу – 2;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту – 27;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 27;
- службою у справах дітей – 19;
- сектором інформаційної політики – 10, немає інформації про стан виконання документу – 2;
- загальним відділом – 9;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» –7;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 6;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних – 1;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 1;
- фінансовим управлінням – 1;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності – 0.
За результатами аналізу виконавської дисципліни за звітній період виконавська дисципліна в Гірській міській ВА знаходиться на середньому рівні: більшість структурних підрозділів звітують регулярно або за проханням спеціаліста з питань контролю загального відділу надати інформацію, консультуються з ним при наявності запитань та надають пояснення про причини несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів.
Хочу звернути увагу на те, що структурні підрозділи, які мають доступ до журналу контрольних документів не заповнюють стан виконання документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання у повному обсязі, або не заповнюють зовсім.
Також зафіксовано випадки, коли структурні підрозділи надають відповіді на контрольні документи за підписом начальника.
Окрім цього фіксуються випадки, коли посадові особи відділів надсилають робочу інформацію на стару електронну скриньку Гірської міської ВА, незважаючи на велику кількість зауважень та інформування про те, що усю робочу інформацію необхідно надсилати на електронну скриньку з доменом gov.ua. Також повідомляю про те, що деякі структурні підрозділи ігнорують п.6 Положення про роботу Гірської міської ВА, затвердженого розпорядженням начальника від 21.04.2023 №7, та не надають щотижневе планування роботи відділів або надають із запізненням та відсутністю структурованості та якості – сектор інформаційної політики, служба у справах дітей, відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та
екології тощо.
Висновок: стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на середньому рівні та в основному відповідає вимогам сьогодення, проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:
1) відділу ЖКГ, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, , головному спеціалісту з питань інформаційної політики сектору інформаційної політики – забезпечити регулярне заповнення журналу контрольних документів, уникаючи несвоєчасності та неточностей; звернути увагу на заповнення документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та, за необхідності – заповнити стан виконання.
2) у разі неможливості своєчасної підготовки інформації щодо виконання контрольних завдань з об’єктивних причин, невідкладно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
3) начальникам структурних підрозділів особисто відслідковувати терміни та контролювати виконання контрольних документів, за підсумками – слідкувати за заповненням спеціалістами структурного підрозділу Журналу контрольних документів Гірської міської ВА та, у окремих випадках, невідкладно повідомляти інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
4) структурним підрозділам ВА неухильно надсилати робочі
матеріали на електронну адресу info@girska-gromada.gov.ua.
