Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за лютий 2025 року
ЗВІТ
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та
ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 лютого 2025 р. по 28 лютого 2025 р.
Спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської
військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 лютого 2025 р. по 28 лютого 2025 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 556 документів, із них 208 містять контрольний термін виконання, серед яких 41 – невідкладний, 60 – термінових.
За видами контрольних документів:
1) документи з вищих органів влади – 89;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 71;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації – 21;
4) документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 45;
5) документи з інших установ та організацій – 22.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшли 1
протокольні доручення керівництва Луганської ОДА.
Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 2 розпорядження голови Луганської ОДА.
Зареєстровано 14 розпоряджень начальника Гірської міської ВА, які мають контрольні строки виконання.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 96, з них контрольні – 68;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту – 73, з них контрольні – 47;
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 60, з них контрольні – 5;
- загальний відділ – 58, з них контрольні – 23;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 51, з них контрольні – 34;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 50, з них контрольні – 24;
- сектор інформаційної політики – 39, з них контрольні – 23;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 26, з них контрольні – 6;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних – 16, з них контрольні – 9.
- фінансове управління –15, з них контрольні – 2;
- служба у справах дітей – 10, з них контрольні – 3;
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 9, з них контрольні – 5;
- відділ бухгалтерського обліку та звітності – 5, з них контрольні – 2.
Станом на 01.03.2025 в роботі знаходиться 535 документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 54 документи з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 55;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту – 33;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 26;
- сектором інформаційної політики – 20, немає інформації про стан виконання документу – 1;
- загальним відділом – 18;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 14;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних – 8;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 5;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» –5;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 4;
- службою у справах дітей – 3;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності – 2;
- фінансовим управлінням – 1.
За результатами аналізу виконавської дисципліни за звітній період виконавська дисципліна в Гірській міській ВА знаходиться на середньому рівні: більшість структурних підрозділів звітують регулярно або за проханням спеціаліста з питань контролю загального відділу надати інформацію, консультуються з ним при наявності запитань та надають пояснення про причини несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів.
Окремо слід зазначити про погіршення заповнення журналу контрольних відділом економіки та сектором інформаційної політики. Документи або опрацьовуються із запізненням, або стан виконання не заповнюється зовсім.
Також хочу звернути увагу на персональну відповідальність начальників структурних підрозділів, таких як: відділ економіки, відділ «Центр надання адміністративних послуг», відділ освіти, культури, молоді та спорту, сектор інформаційної політики, які надають відповіді пізніше за встановлений строк виконання, що є суттєвим порушенням виконавської дисципліни.
Окремо зазначаю, що службою у справах дітей Гірської міської ВА, відповідно до звіту за січень 2025 р., з метою покращення виконавської дисципліни, було проведено певну роботу. Зокрема, детально опрацьовано типові документи, що регламентують роботу з документування в органах місцевого самоврядування та Інструкцію з діловодства Гірської міської військової адміністрації, а також удосконалено алгоритм дій щодо узгодження виконання контрольних документів між підлеглими структурного підрозділу, начальником служби та заступником начальника Гірської міської ВА з соціальних питань Деміденко І.П. Слід зауважити, що загальний стан виконавської дисципліни у цьому структурному підрозділі дещо покращився. Задля недопущення порушень виконавської дисципліни у подальшому, моніторинг роботи з контрольними документами у службі у справах дітей проводитиметься загальним відділом і надалі.
Висновок: стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на середньому рівні та в основному відповідає вимогам сьогодення, проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:
1) відділу економіки, відділу ЖКГ, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, головному спеціалісту з питань інформаційної політики сектору інформаційної політики – забезпечити належне ведення журналу контрольних документів, уникати неточностей та несвоєчасного заповнення.;
2) у разі неможливості своєчасної підготовки інформації щодо виконання контрольних завдань з об’єктивних причин, невідкладно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
3) начальникам структурних підрозділів особисто відслідковувати терміни та контролювати виконання контрольних документів, за підсумками – здійснювати системний моніторинг заповнення журналу контрольних документів.
4) у разі нетипових змін у виконанні завдань – невідкладно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу.
У зв’язку із вищезазначеним, пропоную запровадити щотижневий моніторинг окремих структурних підрозділів, зазначених у пунктах 1-2 Висновків, та за підсумками інформувати про виконану роботу раз на місяць.
