Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за 2024 рік
ЗВІТ
Про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення
діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за 2024 рік
Протягом 2024 року діяльність Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська ВА) спрямовувалася на забезпечення соціально-економічного розвитку та створення стабільної суспільно-політичної ситуації. Досягнення
поставленої мети з виконання намічених заходів здійснювалося шляхом реалізації на місцях актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів влади, розпоряджень і доручень голови
обласної державної адміністрації, а також завдяки систематичному контролю за своєчасним і якісним виконанням визначених цими документами завдань.
Слід зазначити про значне збільшення контрольних документів за звітний період у порівнянні з 2023 роком. У 2024 році на контролі в Гірській міській ВА знаходилося 3117 документів, серед яких 594 невідкладних, 586 термінових,
що на 9,40 % більше показника аналогічного періоду 2022 року (2824), з них виконані в повному обсязі 2480 документів, знаходяться на контролі - 1366.
За видами контрольних документів за звітний період до Гірської міської ВА надійшли:
1) документи з вищих органів влади – 911;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 945;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації – 504;
4) документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 571;
5) документи з інших установ та організацій – 186;
6) розпорядження начальника Гірської міської ВА – 189.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 28 протокольних доручень керівництва Луганської ОДА та 4 протокольних доручення керівництва Сіверськодонецької РДА.
Також, протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 61 розпорядження голови Луганської ОДА, з них на контролі – 17.
Причиною різкого зросту кореспонденції є збільшення доручень від вищих органів влади, державних органів виконавчої влади, затвердження нових Стратегій на рівні Кабінету Міністрів України, дублювання контрольних
завдань, що мають щорічний, щоквартальний, щомісячний терміни виконання та неоднократне дублювання завдання як державними органами виконавчої влади, так і обласною та районною державними адміністраціями. Так, одне
доручення може бути надіслано у чотирьох різних варіантах від різних державних установ, що збільшує не тільки кількість вхідної кореспонденції, так і кількість вихідної кореспонденції.
У цілому аналіз підсумків роботи з організації та виконання вимог директивних документів усіх рівнів влади, незважаючи на збільшення документообігу, свідчить про позитивні зрушення в удосконаленні форм і методів організації контролю за їх виконанням і зміну підходів до оцінки рівня виконавської дисципліни, суттєве підвищення вимогливості до безпосередніх виконавців за своєчасну та якісну реалізацію встановлених завдань. При цьому значно посилено вимоги до персональної відповідальності посадових осіб структурних підрозділів Гірської міської ВА за стан виконання, результативність реалізації державної політики у відповідних галузях та регіонах.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА
отримали документів:
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 1168, з них контрольні – 800;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту – 792, з них контрольні – 452;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 658, з них контрольні – 467;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 620, з них контрольні – 410;
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 588, з них контрольні – 98;
- загальний відділ – 502, з них контрольні – 174;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 447, з них контрольні – 147;
- сектор інформаційної політики – 361, з них контрольні – 250;
- служба у справах дітей – 168, з них контрольні – 98;
- фінансове управління –157, з них контрольні – 36;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних – 126, з них контрольні – 60.
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та
сільських територій – 99, з них контрольні – 52;
- відділ бухгалтерського обліку та звітності – 51, з них контрольні – 11.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА
контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 664;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна,
капітального будівництва та екології – 399;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту – 334;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 332;
- сектором інформаційної політики – 186;
- загальним відділом – 137;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 122;
- службою у справах дітей – 91;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» –83;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних – 53;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та
сільських територій – 41;
- фінансовим управлінням – 29;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності – 9.
Протягом звітного періоду було зафіксовано випадки виконання завдань з порушенням встановлених термінів. Відомості про стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах Гірської міської ВА з реалізації контрольних документів за 2024 рік додаються.
Цей показник свідчить про те, що структурним підрозділам не вдалося досягнути стовідсоткової своєчасності та якості виконання вимог контрольних документів, що є одним з основних критеріїв оцінки виконавської дисципліни в
органах державної влади.
Спеціалістом з контролю було проведено аналіз причин несвоєчасно виконаних контрольних документів у звітному періоді, серед них основними є:
- невизначеність конкретних строків виконання контрольних документів органами виконавчої влади вищого рівня;
- великий обсяг документів з термінами виконання "Терміново", "Невідкладно", але завдання, які надаються, мають тривалий час виконання;
- затримка передачі документації з короткими строками виконання;
- наявність документів, які мають контрольний строк виконання, проте не належать до компетенції Гірської міської ВА;
- персональна відповідальність виконавців документу.
Потребує також покращення рівень дисципліни безпосередніх виконавців деяких структурних підрозділів, якими у 2024 році несвоєчасно або не в повному обсязі додержано стан виконавської дисципліни та вимог Інструкції з
діловодства. Так, було зафіксовано випадки закриття контрольного документу листом за підписом начальника структурного підрозділу, ігнорування нагадувань, що надсилаються на структурні підрозділи щоденно, відсутність
комунікації зі спеціалістом з контролю та несвоєчасна робота у журналі контрольних документів.
З метою зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контролю в Гірській міській ВА постійно вживаються відповідні заходи. Так, спеціалістами загального відділу було проведено консультаційно-методичні перевірки стану
діловодства, виконавської дисципліни, архівної справи та роботи зі зверненнями громадян. Було встановлено, що у більшості структурних підрозділів налагоджено діловодство, виконавська дисципліна знаходиться на достатньому рівні під особистим контролем начальників структурних підрозділів. Проте, у деяких відділах діловодство не було налагоджено та були присутні недоліки, які було рекомендовано виправити. З цією метою рекомендується провести контрольні перевірки стану діловодства та виконавської дисципліни протягом 2025 року.
Відбувається щоденний моніторинг виконавської дисципліни структурними підрозділами, та щомісячне звітування керівництву про стан виконавської дисципліни.
Щопонеділка на робочій нараді загального відділу розглядається стан виконавської дисципліни й організації виконання завдань, визначених документами органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень і протокольних доручень голови облдержадміністрації.
Щодня структурним підрозділам надається попереджувальна інформація (на поточні 7 днів) щодо виконання контрольних документів, зазначена інформація передається до відома начальника загального відділу. Також щоденно проводиться моніторинг роботи структурних підрозділів з найбільшою кількістю документів у журналі контрольних документів, надається методична допомога з питань виконавської дисципліни та звітування.
Щомісяця начальнику Гірської міської ВА надається звіт про стан виконання контрольних документів структурними підрозділами.
Стан виконавської дисципліни щодо організації виконання рішень Уряду України знаходиться на постійному контролі начальника Гірської міської ВА, робота в цьому напрямку триває.
Висновок: стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації в цілому відповідає вимогам сьогодення.
Загальний відділ Гірської міської ВА продовжує опрацьовувати нові форми аналізу стану фактичного виконання вимог розпоряджень і доручень вищих органів влади та голови обласної державної адміністрації. Проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:
1) структурним підрозділам Гірської міської ВА продовжити моніторинг стану виконавської дисципліни, невідкладно повідомляти спеціаліста з контролю про стан виконання контрольних документів;
2) відділу ЖКГ, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, відділу економіки та сектору міжнародної допомоги, головному спеціалісту з питань інформаційної політики сектору інформаційної політики – забезпечити регулярне заповнення журналу контрольних документів, уникаючи несвоєчасності та неточностей;
3) у разі неможливості своєчасної підготовки інформації щодо виконання контрольних завдань з об’єктивних причин, невідкладно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу.
