Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за січень 2025 року
ЗВІТ
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та
ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 січня 2025 р. по 31 січня 2025 р.
Спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської
військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 січня 2025 р. по 31 січня 2025 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 634 документи, із них 353 містять контрольний термін виконання, серед яких 71 невідкладний, 37 термінових.
За видами контрольних документів:
1) документи з вищих органів влади – 95;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 107;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації – 51;
4) документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 68;
5) документи з інших установ та організацій – 24;
6) розпорядження начальника Гірської міської ВА – 23.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 2 протокольних доручення керівництва Луганської ОДА.
Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 9 розпоряджень голови Луганської ОДА, з них на контролі – 4.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 122, з них контрольні – 100;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 85, з них контрольні – 54;
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 80, з них контрольні – 4;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту – 78, з них контрольні – 48;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 50, з них контрольні – 38;
- сектор інформаційної політики – 46, з них контрольні – 19;
- загальний відділ – 44, з них контрольні – 14;
- служба у справах дітей – 34, з них контрольні – 23;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 25, з них контрольні – 15;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних – 20, з них контрольні –15.
- фінансове управління –18, з них контрольні – 5;
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 14, з них контрольні – 10;
- відділ бухгалтерського обліку та звітності – 1, з них контрольні – 1;
Станом на 01.02.2025 в роботі знаходиться 1473 документи з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 54 документи з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 85;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 48;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту – 40;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 33;
- службою у справах дітей – 21;
- сектором інформаційної політики – 17;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних – 13;
- загальним відділом – 12;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 12;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 9;
- фінансовим управлінням – 3;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» –3;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності – 1.
За результатами аналізу виконавської дисципліни за звітній період виконавська дисципліна в Гірській міській ВА знаходиться на cередньому рівні: більшість структурних підрозділів звітують регулярно або за проханням
спеціаліста з питань контролю загального відділу надати інформацію, консультуються з ним при наявності запитань та надають пояснення про причини несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів.
Окремо слід зазначити, що у звітному періоді фіксуються випадки надання відповідей пізніше за встановлені терміни виконання контрольних документів деякими структурними підрозділами. Так, основними причинами надання
відповідей пізніше за встановлені терміни виконання є:
- за погодження з Луганською ОДА документ знаходиться на доопрацюванні у подовжені терміни;
- опрацювання документу затримується через затримку надання інформації від співвиконавців;
- опрацювання документу потребує більше часу, ніж цього вимагає запит;
- персональна відповідальність начальників структурних підрозділів.
Окремо зазначаю, що в службі у справах дітей спостерігається систематичне неузгодження дій при виконанні контрольних документів, особливо тих, що мають короткі строки виконання. Взаємодія між підлеглими структурного підрозділу, начальником служби та заступником начальника з соціальних питань Деміденко І.П. залишається недостатньо ефективною. Через це відповіді на листи надсилаються із запізненням – або після
контрольного строку, або в останню мить. Відсутня чіткість у визначенні відправника (загальна пошта Гірської міської ВА чи структурного підрозділу), а також спостерігається нерозуміння щодо особи, яка підписує документ
(начальник військової адміністрації, заступник начальника військової адміністрації з соціальних питань або начальник служби у справах дітей). Отже, попри регулярні нагадування, консультування з діловодства, фахівці служби у справах дітей продовжують систематично порушувати норми документообігу та вимоги Інструкції з діловодства.
Висновок: стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на середньому рівні та в основному відповідає вимогам сьогодення, проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:
1) відділу ЖКГ, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, відділу економіки та сектору міжнародної допомоги, головному спеціалісту з питань
інформаційної політики сектору інформаційної політики – забезпечити регулярне заповнення журналу контрольних документів, уникаючи несвоєчасності та неточностей;
2) у разі неможливості своєчасної підготовки інформації щодо виконання контрольних завдань з об’єктивних причин, невідкладно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
3) начальникам структурних підрозділів особисто відслідковувати терміни та контролювати виконання контрольних документів, за підсумками – слідкувати за заповненням спеціалістами структурного підрозділу Журналу контрольних документів Гірської міської ВА та, у окремих випадках, невідкладно повідомляти інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
4) сектору інформаційної політики невідкладно вжити заходів з покращення виконавської дисципліни, а саме: щоденно заповнювати журнал обліку контрольних документів, реагувати на зауваження спеціаліста з контролю, повідомляти про причини порушення виконавської дисципліни.
5) Окремо звертаюсь із проханням вплинути на ситуацію, яка останнім часом склалася у службі у справах дітей, з метою недопущення порушень норм діловодства, виконавської дисципліни та негативних наслідків, що можуть призвести до ускладнення координації роботи на місцевому та обласному рівнях, зниження оперативності у виконанні контрольних документів та виникнення адміністративних порушень, які впливатимуть на ефективність діяльності військової адміністрації в цілому.
