Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за жовтень 2024 року
ЗВІТ
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та
ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 жовтня 2024 р. по 31 жовтня 2024 р.
Спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської
військової адміністрації (далі - Гірська міська ВА) за період з 01 жовтня 2024 р. по 31 жовтня 2024 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сєвєродонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 445 документів, із них 224 містять контрольний термін виконання, серед яких 55 невідкладних, 37 термінових.
За видами контрольних документів:
1) документи з вищих органів влади - 76;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади - 54;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації - 33;
4) документи з Сєвєродонецької районної державної адміністрації - 36;
5) документи з інших установ та організацій - 22;
6) розпорядження начальника Гірської міської ВА - 11.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 1 протокольне доручення керівництва Луганської ОДА.
Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 6 розпоряджень голови Луганської ОДА, з них на контролі -1.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я - 80, з них контрольні - 56;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту - 73, з них контрольні - 47;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин - 52, з них контрольні - 35;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології - 47, з них контрольні - 30 ;
- загальний відділ - 42, з них контрольні - 9;
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» - 40, з них контрольні - 7;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи - 28, з них контрольні - 6;
- сектор інформаційної політики - 18, з них контрольні - 14;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних - 13, з них контрольні - 11.
- служба у справах дітей - 11, з них контрольні - 8;
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій -11, з них контрольні - 7;
- фінансове управління -10, з них контрольні - 2;
- відділ бухгалтерського обліку та звітності - 5, з них контрольні - 0;
Станом на 01.11.2024 в роботі знаходиться 1210 документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 23 документи з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я - 53;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту - 38;
- сектором економіки - 29;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології - 23;
- сектором інформаційної політики - 12;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних -11;
- загальним відділом - 9;
- службою у справах дітей - 8;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» -6;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи - 6;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій - 6;
- фінансовим управлінням - 1;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності - 0.
За результатами аналізу виконавської дисципліни за звітній період виконавська дисципліна в Гірській міській ВА знаходиться на достатньому рівні: більшість структурних підрозділів звітують регулярно або за проханням спеціаліста з питань контролю загального відділу, консультуються з ним при наявності запитань та
надають пояснення про причини несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів. З метою покращення стану виконавської дисципліни в установі, загальним відділом систематично надається методична та практична допомога всім структурним підрозділам Гірської міської ВА. Окремо слід зазначити, що у звітному періоді значно зменшилась фіксація випадків надання відповідей пізніше за встановлені терміни виконання контрольних
документів. Проте, досі залишаються випадки ігнорування нагадувань, які щоденно надсилаються спеціалістом з питань контролю загального відділу та відсутність інформації у журналі контрольних документів відповідно. Звертаю Вашу увагу на те, що у звітному періоді зафіксовано збільшення випадків, коли відповідь на контрольний документ надається за підписом начальника відділу. Так, відповіді за підписом начальника зафіксовано у відділі освіти, культури, молоді та спорту та систематично у службі у справах дітей.
Висновок: стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації в основному відповідає вимогам організації діловодства, проте
ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:
1) відділу ЖКГ, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, відділу економіки та сектору міжнародної допомоги, головному спеціалісту з питань інформаційної політики сектору інформаційної політики - невідкладно, тобто день в день заповнювати Журнал контрольних документів, уникаючи несвоєчасності та неточностей;
2) у разі неможливості своєчасної підготовки інформації щодо виконання контрольних завдань з об’єктивних причин, невідкладно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
3) начальникам структурних підрозділів особисто відслідковувати терміни та контролювати виконання контрольних документів, за підсумками - слідкувати за заповненням спеціалістами структурного підрозділу Журналу контрольних
документів Гірської міської ВА та, у окремих випадках, інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу;
4) начальнику відділу освіти, культури, молоді та спорту - Коваленку В., а також начальнику служби у справах дітей - Семеновій Т. під час оформлення вихідної документації дотримувати норм документотворення та вимог Інструкції з діловодства, зокрема, в частині підготовки відповідей, а саме: у разі реєстрації вхідного документу через загальну реєстрацію та підготовки на нього відповіді, реєструвати її (відповідь), після узгодження із профільнимзаступником,
через загальну реєстрацію вихідних документів.
