Звіт про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у відділі соціального захисту населення та охорони здоров’я Гірської міської військової адміністрації, 2024
ЗВІТ
про проведення консультаційно-методичної перевірки
з питань діловодства, архівної справи
та порядку розгляду звернень громадян
у відділі соціального захисту населення та охорони здоров’я
Гірської міської військової адміністрації
Сєвєродонецького району Луганської області
02 квітня 2024 року о 11.30 у онлайн форматі було проведено консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у відділі соціального захисту населення та охорони здоров’я Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі квартального плану роботи Гірської міської ВА з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, архівної справи та розгляду звернень громадян. Також окремо було перевірено стан виконавської дисципліни у відділі, організацію роботи на офіційному вебсайті установи та планування діяльності.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської ВА Невечері О.М., за участю начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення Максименка В.В., начальника відділу соціального захисту населення та охорони здоров’я Степаненко Н.В., головного спеціаліста відділу соціального захисту населення та охорони здоров’я Кушнір Ю.Г., спеціаліста І категорії Одинцової Ю.М., провідного спеціаліста Шаповаленко Л.Г.
Перевірка здійснювалася відповідно до Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002 , «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Під час перевірки використовувалися Методичні рекомендації “Проведення перевірок служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (архівів) підприємств, установ, організацій”, складені відділом формування, комплектування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області, схвалені Протоколом засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області від 17.11.2020 № 7.
Зокрема, відповідно до Методичних рекомендацій, перевірялося:
- наявність положення про відділ освіти, культури, молоді та спорту (далі – відділ), яке є в наявності та зберігається у начальника відділу як в паперовому так і в електронному вигляді;
- посадові інструкції працівників відділу в наявності;
- відповідальних осіб за ведення діловодства, архівну справу, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян визначено у посадових інструкціях.
Працівники використовують у роботі особистий бланк, затверджений наказом начальника від 28 квітня №1.
Документація зберігається в електронному вигляді. Журнали вхідної та вихідної документації ведуться в електронному та паперовому вигляді, за минулі роки, наявний підсумовуючий запис. Паперові журнали прошиті, пронумеровані та скріплені печаткою.
Виконання контрольних документів знаходиться на особистому контролі начальника відділу, моніторинг проводиться відповідальною особою за діловодство. Відповіді надаються вчасно, порушень термінів виконання контрольних документів не зафіксовано.
Протягом 2023-2024 рр. відповіді на звернення громадян надавалися вчасно, проте у відділі відсутній журнал реєстрації звернень громадян, звернення реєструються у журналі вхідної документації.
Номенклатура справ відділу наявна, справи відповідно до номенклатури спав сформовані повністю.
Планування роботи відділу відбувається відповідно до Положення про роботу Гірської міської військової адміністрації, затвердженого розпорядженням начальника ВА 21 квітня 2023 року №7, плани готуються щотижнево, відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються регулярно. Також щокварталу відділом надаються пропозиції до квартального плану роботи Гірської міської ВА та для формування перспективного річного плану роботи Гірської міської ВА.
Відповідальною особою за роботу на вебсайті від відділу постійно розміщується інформація у відповідних розділах та відбувається комунікація із головним спеціалістом з програмного забезпечення загального відділу з метою надання інформації для розміщення на головних сторінках установи.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у відділі з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення із організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку – відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – частково не відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у фінансовому управлінні з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на високому рівні.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
1. Завести окремі журнали для реєстрації звернень громадян та відповідей на них.
