ЗВІТ про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у відділі освіти, культури, молоді та спорту Гірської міської військової адміністрації Сєвєродонецького району Лу
ЗВІТ
про проведення консультаційно-методичної перевірки
з питань діловодства, архівної справи
та порядку розгляду звернень громадян
у відділі освіти, культури, молоді та спорту
Гірської міської військової адміністрації
Сєвєродонецького району Луганської області
02 квітня 2024 року о 13.00 у онлайн форматі було проведено консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у відділі освіти, культури, молоді та спорту Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі квартального плану роботи Гірської міської ВА з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, архівної справи та розгляду звернень громадян. Також окремо було перевірено стан виконавської дисципліни у відділі, організацію роботи на офіційному вебсайті установи та планування діяльності.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської військової адміністрації Невечері О.М., за участю: начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення Максименка В.В., тимчасово виконуючої обов’язки начальника відділу освіти, культури, молоді та спорту Козаченко В.Л., головного спеціаліста відділу освіти, культури, молоді та спорту Іскри О.М., головного спеціаліста відділу освіти, культури, молоді та спорту Семенова Ю.Ю., головного спеціаліста відділу освіти, культури, молоді та спорту Капусти Д.О., завідувача сектору бухгалтерського обліку відділу освіти, культури, молоді та спорту Симонової М.В., в.о. директора КУ «Гірський міський центр професійного розвитку педагогічних працівників» Бохан К.М.
Перевірка здійснювалася відповідно до Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002 , «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Під час перевірки використовувалися Методичні рекомендації “Проведення перевірок служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (архівів) підприємств, установ, організацій”, складені відділом формування, комплектування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області, схвалені Протоколом засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області від 17.11.2020 № 7.
Зокрема, відповідно до Методичних рекомендацій, перевірялося:
- наявність положення про відділ освіти, культури, молоді та спорту (далі – відділ), яке є в наявності та зберігається у т.в.о. начальника відділу;
- посадові інструкції працівників відділу (на момент перевірки знаходяться на затвердженні у відділі правового забезпечення та кадрової роботи Гірської міської ВА);
- наявність відповідного призначення відповідальної особи за ведення діловодства, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян - у відділі це т.в.о начальника відділу, що зазначено у відповідному наказі від 29 грудня 2023 року №6-г (додається).
Крім того, було з'ясовано, що відділом було розроблено та використовується у роботі бланк відділу, затверджений наказом начальника відділу від 01.05.2023 №1-г (додається). Також у листуванні використовується бланк Гірської міської ВА. Проте, були зафіксовані поодинокі випадки використання працівниками відділу бланків Гірської міської ВА старих зразків.
Також в ході перевірки було з’ясовано, що документація відділу зберігається як в електронному так і в паперовому вигляді. В наявності та ведуться журнали вхідної та вихідної документації (ведуться в електронному вигляді), за минулі роки наявний підсумовуючий запис.
Виконання контрольних документів знаходиться на особистому контролі т.в.о. відділу, відповіді надаються вчасно, по суті та в повному обсязі, порушень термінів виконавської дисципліни не зафіксовано.
Робота зі зверненнями громадян контролюється т.в.о. начальника відділу. Протягом 2023-2024 рр. відповіді на звернення громадян надавалися вчасно. Одначе звернення реєструються у журналі вхідної документації, журнал реєстрації звернень громадян відсутній.
Номенклатура справ для роботи у 2024 році знаходиться на затвердженні у районному архіву Сєвєродонецької РДА, тому працівники відділу користуються номенклатурою справ 2021 - 2023 рр., яка в наявності в електронному вигляді.
Планування роботи відділу відбувається відповідно до Положення про роботу Гірської міської військової адміністрації, затвердженого розпорядженням начальника ВА 21 квітня 2023 року №7, плани готуються щотижнево, відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються регулярно. Також щокварталу відділом надаються пропозиції до квартального плану роботи Гірської міської ВА та для формування перспективного річного плану роботи Гірської міської ВА.
Відповідальною особою за роботу на вебсайті від відділу постійно розміщується інформація у відповідних розділах та відбувається комунікація із головним спеціалістом з програмного забезпечення загального відділу з метою надання інформації для розміщення на головних сторінках установи.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у відділі з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення з організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – в цілому відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – в цілому відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку – відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – частково не відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – частково не відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – частково відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у відділі освіти, культури, молоді та спорту з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на достатньому рівні.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
1. Завести окремі журнали для реєстрації звернень громадян та відповідей на них.
2. Посилити контроль за оновленням інформації на офіційних вебресурсах Гірської міської ВА та своєчасно надавати відповідну інформацію для розміщення головному спеціалісту з програмного забезпечення загального відділу Гірської міської ВА.
3. Створити у відділі експертну комісію.
