ЗВІТ про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у службі у справах дітей Гірської міської військової адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області
01 квітня 2024 року о 17.00 у форматі онлайн було проведено повторну консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у відділі соціального захисту населення та охорони здоров’я Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі внутрішнього плану роботи загального відділу з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, виконавської дисципліни та розгляду звернень громадян.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської військової адміністрації Невечері О.М., за участю начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю – Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення – Максименка В.В. начальника служби у справах дітей Семенової Т.В., завідувача сектору опіку та піклування служби у справах дітей Шевченко О.І., головного спеціаліста служби у справах дітей Ступак О.О.
Перевірка здійснювалася відповідно до Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002 , «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Під час перевірки було виявлено, що затверджені положення про службу у справах дітей (далі – відділ) зберігаються у паперовому вигляді, відповідальні особи за ведення діловодства, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян визначені відповідно до обов’язків у посадових інструкціях.
Працівники використовують у роботі особистий бланк, затверджений наказом начальника.
Документація зберігається в електронному вигляді. Журнали вхідної та вихідної документації ведуться в електронному вигляді.
Виконання контрольних документів знаходиться на особистому контролі начальника служби, моніторинг проводиться відповідальною особою за діловодство. Відповіді надаються вчасно, порушень термінів виконання контрольних документів не зафіксовано.
Протягом 2023-2024 рр. служба забезпечує дотримання діловодства за зверненнями громадян, своєчасно готують відповіді на звернення, здійснюють зворотній зв’язок із заявниками, на вимогу загального відділу готують звіти щодо підсумків роботи зі зверненнями громадян за певний період, беруть участь у семінарах з цього питання. На кожне звернення, відповідальним спеціалістом служби формується окрема справа, яка зберігається як в електронному, так і в паперовому вигляді. Всі звернення за 2023 рік та січень-лютий 2024 року зберігаються відповідно до номенклатури справ. Рекомендації попередньої перевірки було враховано.
Затверджена номенклатура справ служби наявна в електронному вигляді за 2021-2023 рр., справи відповідно до номенклатури сформовані повністю.
Планування діяльності служби відбувається щотижнево, відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються.
Відповідальною особою за роботу на вебсайті служби постійно розміщується інформація у відповідних розділах та відбувається комунікація зі спеціалістом з програмного забезпечення з технічних питань тощо.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у службі з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення із організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку –відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – в цілому відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у службі у справах дітей з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на високому рівні. Рекомендації надані під час попередньої перевірки, яка проходила 14.02.2024, виконано повністю.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
1. Надавати відповіді на контрольні листи, що надійшли від Луганської ОДА через загальний відділ за підписом заступника, якому підпорядковується служба
2. Надавати заходи до плану роботи Гірської міської ВА відповідно до встановленої форми.
3. Начальнику відділу Семеновій Т. продовжувати особистий контроль за дотриманням у структурному підрозділі високого рівня з питань діловодства, архівної справи, роботи зі звернень громадян, виконавської дисципліни, планування роботи та розміщення інформації на офіційному вебсайті установи.
