ЗВІТ про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у секторі інформаційної політики Гірської міської військової адміністрації Сєвєродонецького району Луганської обл
ЗВІТ
про проведення консультаційно-методичної перевірки
з питань діловодства, архівної справи
та порядку розгляду звернень громадян
у секторі інформаційної політики
Гірської міської військової адміністрації
Сєвєродонецького району Луганської області
27 березня 2024 року о 13.00 у форматі онлайн було проведено консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у секторі інформаційної політики Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі внутрішнього плану роботи загального відділу з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, виконавської дисципліни та розгляду звернень громадян.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської військової адміністрації Невечері О.М., за участю начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю – Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення – Максименка В.В. завідувача сектору інформаційної політики Максель М.Є., головного спеціаліста з питань інформаційної політики та гуманітарних питань сектору інформаційної політики Архипенка С.В.
Перевірка здійснювалася відповідно до Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002 , «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Також, під час перевірки використовувалися Методичні рекомендації “Проведення перевірок служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (архівів) підприємств, установ, організацій”, складені відділом формування, комплектування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області, схвалені Протоколом засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області від 17.11.2020 №7.
Під час перевірки було виявлено, що положення про сектор інформаційної політики (далі – сектор) та посадові інструкції працівників зберігаються у електронному вигляді, на час перевірки не затверджені та не погоджені. Відповідальна особа за ведення діловодства, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян визначена відповідно до обов’язків у посадових інструкціях.
Працівники використовують у роботі офіційний бланк Гірської міської ВА, зауважень до оформлення документації немає.
Документація зберігається в електронному вигляді. Журнали вхідної та вихідної документації ведуться в електронному та паперовому вигляді, прошиті та пронумеровані.
Виконавська дисципліна знаходиться на достатньому рівні. Відповіді надаються вчасно, проте було зафіксовано випадки порушень термінів виконання контрольних документів.
Протягом 2023-2024 рр. звернень громадян до сектору не надходило, журнал реєстрації звернень громадян відсутній .
Затверджена номенклатура справ сектору наявна в електронному вигляді за 2021-2023 рр., проте справи не сформовані.
Планування діяльності сектору відбувається щотижнево, проте відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються нерегулярно.
Відповідальною особою за роботу на вебсайті від відділу інформація розміщується нерегулярно, інколи – не розміщується зовсім.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у відділі з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення із організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – частково не відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку – в цілому відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – частково не відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – частково не відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – частково не відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – частково не відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – частково не відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у секторі інформаційної політики з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на середньому рівні.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
1. Привести документи, які регламентують діяльність сектору у відповідність до норм чинного законодавства.
2. Завести журнал реєстрації звернень громадян (за необхідністю).
3. Оформити справи відповідно до номенклатури та систематизувати їх.
4. Завідувачу сектору взяти на особистий контроль виконавську дисципліну.
5. забезпечити систематичне оновлення інформації про діяльність сектору на вебсайті Гірської міської ВА у розділі «Цивільний захист»;
6. Надавати щотижневе планування роботи відповідно до встановленої форми.
