ЗВІТ про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у відділі житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та еколог
ЗВІТ
про проведення консультаційно-методичної перевірки
з питань діловодства, архівної справи
та порядку розгляду звернень громадян
у відділі житлово-комунального господарства,
капітального будівництва, комунального майна,
благоустрою та екології
Гірської міської військової адміністрації
Сєвєродонецького району Луганської області
20 березня 2024 року о 14.00 у форматі онлайн було проведено консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у відділі житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі внутрішнього плану роботи загального відділу з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, виконавської дисципліни та розгляду звернень громадян.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської військової адміністрації Невечері О.М., за участю начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю – Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення – Максименка В.В. начальника відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Савинської І.Б., головного спеціаліста відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Матиченко О.П., провідного спеціаліста відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Русінової Л.Є.
Перевірка здійснювалася відповідно до Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002, «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Під час перевірки також використовувалися Методичні рекомендації “Проведення перевірок служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (архівів) підприємств, установ, організацій”, складені відділом формування, комплектування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області, схвалені Протоколом засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області від 17.11.2020 №7.
Під час перевірки було виявлено, що затверджене положення про відділ, посадові інструкції та інші документи, якими керується відділ житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології (далі – відділ) знаходяться в електронному вигляді, проте не погоджені, відповідальні особи за ведення діловодства, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян визначені відповідно до пунктів посадової інструкції.
Працівники відділу використовують у роботі офіційний бланк Гірської міської ВА, проте було виявлено незначні порушення у оформленні документів, а саме технічні помилки при оформленні тексту.
Документація зберігається в електронному вигляді. Журнали вхідної та вихідної документації ведуться в паперовому вигляді, прошиті, пронумеровані, та скріплені печаткою, відповідно до визначених вимог.
Виконання контрольних документів відбувається шляхом розподілу завдань начальником відділу між спеціалістами відповідно до компетенції та ступеню завантаженості спеціалістів. Відповіді надаються вчасно, порушень термінів виконання контрольних документів не зафіксовано.
Протягом 2023-2024 рр. звернення громадян до відділу не надходили, відповідно до цього відсутній журнал реєстрації звернень громадян.
Погоджена номенклатура справ відділу наявна в електронному вигляді за 2021-2023 рр., проте справи відповідно до номенклатури поки повністю не сформовані.
Планування діяльності відділу відбувається щотижнево, відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються регулярно.
Відповідальною особою за роботу на вебсайті від відділу постійно розміщується інформація у відповідних розділах та відбувається комунікація зі спеціалістом з програмного забезпечення з технічних питань тощо.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у відділі з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення із організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – частково не відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – частково не відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку –відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – частково не відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у відділі житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на достатньому рівні.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
1. Уникати під час підготовки вихідної документації технічних помилок.
2. Завести паперовий журнал реєстрації звернень громадян (за необхідністю).
3. Оформити справи відповідно до номенклатури справ та систематизувати документи.
4. Надавати скріншоти із зображенням відповідного учасника з участі посадових осіб відділу у вебінарах, тренінгах тощо.
