ЗВІТ про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у відділі економіки та секторі міжнародної підтримки Гірської міської військової адміністрації Сєвєродонецького р
20 березня 2024 року о 12.00 у у онлайн форматі було проведено консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у відділі економіки та секторі міжнародної підтримки Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі квартального плану роботи Гірської міської ВА з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, архівної справи та розгляду звернень громадян. Також окремо було перевірено стан виконавської дисципліни у відділі економіки та секторі міжнародної підтримки, організацію роботи на офіційному вебсайті установи та планування діяльності.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської військової адміністрації Невечері О.М., за участю заступника начальника Гірської міської військової адміністрації з економічних питань та розвитку інфраструктури Бєліцької І.П., начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю – Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення – Максименка В.В. начальника відділу економіки Заплаткіної І.А., завідувача сектору міжнародної підтримки відділу економіки Білої Ю.Ю., головного спеціаліста відділу економіки Семенової С.А.
Перевірка здійснювалася відповідно до Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002 , «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Під час перевірки використовувалися Методичні рекомендації “Проведення перевірок служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (архівів) підприємств, установ, організацій”, складені відділом формування, комплектування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області, схвалені Протоколом засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області від 17.11.2020 № 7.
Зокрема, відповідно до Методичних рекомендацій, перевірялося:
- наявність положення про відділ освіти, культури, молоді та спорту (далі – відділ), яке є в наявності та зберігається у т.в.о. начальника відділу;
- посадові інструкції працівників відділу (на момент перевірки знаходяться на затвердженні у відділі правового забезпечення та кадрової роботи Гірської міської ВА);
- наявність відповідного призначення відповідальної особи за ведення діловодства, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян, розміщення інформації на офіційному вебсайті.
В ході перевірки було з’ясовано, що документація відділу зберігається хаотично, не відповідно до номенклатури формуються справи, журнали реєстрації документації відсутні.
Виконавська дисципліна на середньому рівні, відповіді надаються останньої миті.
Робота зі зверненнями громадян, зокрема, наявність відповідних журналів, не відповідає нормам.
Копія номенклатури справ відсутня, копії розпорядчих документів, які закріплюють функції спеціалістів відділу за роботу відповідно до напрямків перевірки, відсутні.
Планування роботи структурних підрозділів відбувається відповідно до Положення про роботу Гірської міської військової адміністрації, затвердженого розпорядженням начальника ВА 21 квітня 2023 року №7, плани готуються щотижнево, відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються регулярно.
Спеціалістами структурних підрозділів інформація на вебсайті розміщується більш менш регулярно, комунікація із головним спеціалістом з програмного забезпечення загального відділу з метою надання інформації для розміщення на головних сторінках установи налагоджена.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у структурних підрозділах з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення з організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – не відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – в цілому відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку – не відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – не відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – не відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – не відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – частково відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – в цілому відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – частково відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у відділі економіки та секторі міжнародної підтримки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на початковому рівні.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
1. Привести всю документацію, яка регламентує роботу у відділ економіки та секторі міжнародної підтримки, до норм чинного законодавства у сфері організації діловодства, архівної справи, роботи зі зверненнями громадян, виконавської дисципліни, до норм чинного законодавства.
2. Закріпити відповідальних осіб за роботу на офіційному вебсайті установи.
3. Посилити контроль за виконавською дисципліною.
4. Поінформувати про проведену роботу до 30.05.2024.
