ЗВІТ про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у відділі правового забезпечення та кадрової роботи Гірської міської військової адміністрації Сєвєродонецького ра
ЗВІТ
про проведення консультаційно-методичної перевірки
з питань діловодства, архівної справи
та порядку розгляду звернень громадян
у відділі правового забезпечення та кадрової роботи
Гірської міської військової адміністрації
Сєвєродонецького району Луганської області
15 березня 2024 року о 12.00 у онлайн форматі було проведено консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у відділі правового забезпечення та кадрової роботи Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі квартального плану роботи Гірської міської ВА з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, архівної справи та розгляду звернень громадян. Також окремо було перевірено стан виконавської дисципліни у відділі, організацію роботи на офіційному вебсайті установи та планування діяльності.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської військової адміністрації Невечері О.М., за участю начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення Максименка В.В., начальника відділу правового забезпечення та кадрової роботи Коваленка В.П., головного спеціаліста відділу правового забезпечення та кадрової роботи Раздольського О.М., головного спеціаліста відділу правового забезпечення та кадрової роботи Плотнікової В.В.
Перевірка здійснювалася відповідно до Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002 , «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Під час перевірки використовувалися Методичні рекомендації “Проведення перевірок служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (архівів) підприємств, установ, організацій”, складені відділом формування, комплектування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області, схвалені Протоколом засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області від 17.11.2020 № 7.
Зокрема, відповідно до Методичних рекомендацій, перевірялося:
- положення про відділ, посадові інструкції та інші документи, якими керується відділ правового забезпечення та кадрової роботи (далі – відділ) - затверджені та знаходяться в паперовому вигляді у начальника відділу;
- відповідальні особи за ведення діловодства, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян призначені відповідно до посадових інструкцій;
Працівники відділу використовують у роботі офіційний бланк Гірської міської ВА, проте були зафіксовані поодинокі випадки використання працівниками відділу бланків Гірської міської ВА старих зразків.
Документація зберігається в електронному вигляді: вхідна документація додатково сортована на документи з контрольним терміном виконання та без.
Журнали вхідної та вихідної документації ведуться в паперовому та електронному вигляді, прошиті та пронумеровані.
Виконавська дисципліна контролюється безпосередньо начальником відділу, контрольні завдання для виконання розподіляються відповідно до його доручень та відповідно до компетенції спеціалістів. У кожного працівника відділу в наявності електронні папки з видами контрольних документів: публічна інформація, робота з корупцією тощо. За необхідності контрольні документи дублюються у паперовому вигляді. Відповіді надаються вчасно, порушень термінів виконання контрольних документів не зафіксовано.
Робота зі зверненнями громадян контролюється також контролюється начальником відділу. Протягом 2023-2024 рр. відповіді на звернення громадян надавалися вчасно. Крім того, працівники відділу завжди виступають у ролі співавторів під час підготовки відповідей на звернення громадян іншими структурними підрозділами Гірської міської ВА, зокрема, відбувається плідна співпраця із службою у справах дітей. Також у відділі з 2022 року працює “гаряча лінія”: працівники відділу консультують громадян з правових питань у телефонному режимі. Проте, журнал реєстрації звернень громадян відсутній.
Номенклатура справ відділу наявна в електронному вигляді, проте справи відповідно до Зведеної номенклатури справ повністю не сформовані.
Планування роботи відділу відбувається відповідно до Положення про роботу Гірської міської військової адміністрації, затвердженого розпорядженням начальника ВА 21 квітня 2023 року №7, плани готуються щотижнево, відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються регулярно. Також щокварталу відділом надаються пропозиції до квартального плану роботи Гірської міської ВА та для формування перспективного річного плану роботи Гірської міської ВА.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у відділі з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення із організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – в цілому відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку – відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – частково не відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у відділі правового забезпечення та кадрової роботи з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на достатньому рівні.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
- Використовувати бланк нового зразка.
- Під час проведення консультації з громадянами, пропонувати їм оформити звернення належним чином.
- Оформити справи відповідно до Зведеної номенклатури справ, та правильно згрупувати документи.
- Завести журнал реєстрації звернень громадян та журнал відповідей на них.
- Оформлювати щотижневе планування роботи відділу відповідно до визначеної єдиної форми.
