ЗВІТ про проведення консультаційно-методичної перевірки з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян у відділі земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки та сільських територій Гірської міської військової
ЗВІТ
про проведення консультаційно-методичної перевірки
з питань діловодства, архівної справи
та порядку розгляду звернень громадян
у відділі земельних ресурсів, розвитку
аграрного сектору економіки та сільських територій
Гірської міської військової адміністрації
Сєвєродонецького району Луганської області
13 березня 2024 року о 13.00 у онлайн форматі було проведено консультаційно-методичну перевірку з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян (далі – перевірка) у відділі відділі земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки та сільських територій Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА), яка проводилася на підставі квартального плану роботи Гірської міської ВА з метою проведення моніторингу дотримання інструкції з діловодства Гірської міської ВА та надання методичної допомоги з питань діловодства, архівної справи та розгляду звернень громадян. Також окремо було перевірено стан виконавської дисципліни у відділі, організацію роботи на офіційному вебсайті установи та планування діяльності.
Перевірка проходила під головуванням заступника начальника Гірської міської ВА Невечері О.М., за участю начальника загального відділу Шевченко Є.О., головного спеціаліста з питань контролю Павленко В.В., головного спеціаліста з питань по роботі зі зверненнями громадян Волкової О.В., головного спеціаліста з програмного забезпечення Максименка В.В. начальника відділу земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки та сільських територій Кравцової М.І., головного спеціаліста-землевпорядника відділу земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки та сільських територій Ребрун Т.І., головного спеціаліста відділу земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки та сільських територій Панкової Л.Д.
Перевірка здійснювалася відповідно до Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян», Указу Президента України від 19 лютого 2002 року №155/2002 , «Про порядок організації здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень, доручень Президента України», Постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами), Постанови Кабінету Міністрів від 24 червня 2009 №630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» (зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Під час перевірки використовувалися Методичні рекомендації “Проведення перевірок служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (архівів) підприємств, установ, організацій”, складені відділом формування, комплектування національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області, схвалені Протоколом засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області від 17.11.2020 № 7.
Зокрема, відповідно до Методичних рекомендацій, перевірялося:
- положення про відділ, посадові інструкції та інші документи, якими керується відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки та сільських територій (далі – відділ) - в наявності в електронному вигляді;
- посадові інструкції працівників відділу на затвердженні у відділі правового забезпечення та кадрової роботи;
- наявність відповідного призначення відповідальної особи за ведення діловодства, виконавську дисципліну та роботу зі зверненнями громадян - у відділі це начальник відділу згідно посадової інструкції.
Працівники відділу користуються у роботі офіційним бланком Гірської міської ВА. Проте доволі часто використовують бланк Гірської міської ВА старого зразку, а також є випадки порушення вимог оформлення реквізитів документу, недодержання вимог оформлення листів.
Документація частково зберігається в електронному вигляді, зокрема, вхідна кореспонденція не систематизується та не формується в справи. Вихідна документація зберігається в електронному вигляді у начальника відділу.
Журнали вхідної та вихідної документації наявні, зберігаються і ведуться в паперовому вигляді. Процес обліку документів відображено через систематичне та організоване ведення журналів. Відділ підготував звіт про свою роботу за 2023 рік, який включає в себе не лише загальні підсумки, а й аналіз роботи з кореспонденцією. Цей звіт також містить детальні підсумки роботи відділу за відповідними напрямами, враховуючи компетенції та завдання, покладені на відділ.
Дотримання виконавської дисципліни контролює особисто начальник відділу. Він проводить скринінг з цього питання щодня під час внутрішньої наради відділу, розподіляючи завдання відповідно кваліфікації та спеціалізації працівників відділу. Відповіді надаються вчасно, порушень термінів виконання контрольних документів не зафіксовано.
Журнал реєстрації звернень громадян у відділі відсутній.
Номенклатура справ відділу наявна в електронному вигляді, проте справи відповідно до номенклатури справ сформовані не повністю.
Планування роботи відділу відбувається відповідно до Положення про роботу Гірської міської військової адміністрації, затвердженого розпорядженням начальника ВА від 21 квітня 2023 року №7, плани готуються щотижнево, відповідні пропозиції до планування роботи Гірської міської ВА надаються регулярно. Також щокварталу відділом надаються пропозиції до квартального плану роботи Гірської міської ВА та для формування перспективного річного плану роботи Гірської міської ВА. Плани роботи зберігаються у начальника відділу в паперовому вигляді.
Відповідальною особою за роботу на вебсайті від відділу постійно розміщується інформація у відповідному розділі. Комунікація із головним спеціалістом з програмного забезпечення загального відділу задля розміщення інформації на головних Інтернет-сторінках установи налагоджена.
Показники, за якими оцінювався рівень організації у відділі з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян:
- Організація та ведення діловодства та архівної справи у структурному підрозділі відповідно до Інструкції з діловодства
1.1. Ознайомлення з організаційними документами, що визначають організаційно правовий статус структурного підрозділу: положення про структурний підрозділ, посадові інструкції співробітників, розпорядчі документи, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства, призначення осіб, відповідальних за діловодство, розподіл функціональних обов’язків тощо) – частково не відповідає вимогам.
1.3. Наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку); оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – відповідає вимогам.
1.4. Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163–2003): правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів, листів – частково не відповідає вимогам.
1.5. Організація документообігу, його обсяг та періодичність його підрахунку – частково не відповідає вимогам.
2. Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація – частково не відповідає вимогам.
1.6. Характер, форма реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна); повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа) – частково не відповідає вимогам.
1.8. Порядок здійснення контролю за виконанням документів (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо) – відповідає вимогам.
1.9. Ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ) – частково не відповідає вимогам.
1.11. Наявність номенклатури справ; формування справ згідно з номенклатурами справ структурних підрозділів: оформлення обкладинок справ, дотримання вимог щодо групування документів усередині справ, правильність формування розпорядчих документів, документів засідань колегіальних органів, особових справ тощо – частково не відповідає вимогам.
2. Планування діяльності структурного підрозділу та підготовка щоквартальних звітів з виконання планів – відповідає вимогам.
3. Аналіз роботи структурного підрозділу у відповідних розділах на офіційному вебсайті установи – відповідає вимогам.
Таким чином, після проведення консультаційно-методичної перевірки у відділі земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки та сільських територій з питань діловодства, архівної справи та порядку розгляду звернень громадян, можна сказати що робота в цьому напрямку знаходиться на середньому рівні.
У підсумку РЕКОМЕНДУЮ:
- Оформити посадові інструкції працівників відділу відповідно до вимог нормативно-правових актів та зберігати їх в паперовому вигляді.
- Оформлювати документи відповідно до вимог ДСТУ 4163–2003 та інструкції з діловодства.
- Використовувати бланк нового зразку.
- Відомості про роботу з кореспонденцією за 2023 рік перенести у відповідні журнали реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції.
- Оформити справи відповідно до витягу зі Зведеної номенклатури справ Гірської міської військової адміністрації та розподілити документи за означені під час перевірки періоди (2021-2023 рр.)
- Завести паперові журнали для реєстрації звернень громадян та відповідей на них.
