Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за 2025 рік

Дата: 20.01.2026 15:46

Кількість переглядів: 240

ЗВІТ

про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації 

за 2025 рік
 

Протягом 2025 року діяльність Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) була спрямована на забезпечення підтримки внутрішньо переміщених осіб, реінтеграцію ветеранів у суспільне життя, соціально-економічний розвиток та стабілізацію суспільної ситуації. Реалізація визначених завдань здійснювалася шляхом виконання актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, а також завдяки систематичному контролю за своєчасним і якісним виконанням поставлених завдань.

Усього за 2025 рік до Гірської міської ВА надійшло 7366 документів, з них 3517 містили контрольний термін виконання, серед яких 573 невідкладних, 482 термінових.

Слід зазначити про збільшення контрольних документів за звітний період у порівнянні зі звітним періодом 2024 року. У 2024 році на контролі в Гірській міській ВА знаходилося 3117 документів, серед яких 594 невідкладних, 586 термінових, що на 12,06 % менше показника аналогічного періоду 2025 року. 

За видами контрольних документів за звітний період до Гірської міської ВА надійшли:

1. документи з вищих органів влади – 1126;
2. документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 916;
3. документи з Луганської обласної державної адміністрації – 487;
4. документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 654;

5) документи з інших установ та організацій – 334;

Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 18 протокольних доручень керівництва Луганської ОДА та 7 протокольних доручень керівництва Сіверськодонецької РДА.

Також, протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 49 розпоряджень голови Луганської ОДА та 1 розпорядження голови Сіверськодонецької РДА, з них на контролі – 16.

Станом на 01.01.2026 в роботі знаходиться 667 документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання.

Зростання кількості документів із контрольними строками зумовлено збільшенням обсягу доручень від вищих органів влади та органів виконавчої влади, затвердженням нових стратегічних документів на рівні Кабінету Міністрів України, наявністю завдань із постійними та періодичними строками виконання, а також значним збільшенням кількості запитів щодо реєстрації права власності на нерухоме майно. Окремим чинником є дублювання контрольних завдань різними органами державної влади, унаслідок чого одне й те саме доручення може надходити в кількох варіантах, що збільшує обсяг як вхідної, так і вихідної кореспонденції.

Загалом результати аналізу роботи з організації виконання директивних документів свідчать про стабільний стан виконавської дисципліни в умовах зростання документопотоку. Загальним відділом забезпечувалося функціонування системи контролю за виконанням документів, здійснювався щоденний моніторинг контрольних завдань та координація взаємодії зі структурними підрозділами.

У звітному періоді особливу увагу приділялося дотриманню встановлених строків виконання документів і підвищенню відповідальності виконавців. Начальники структурних підрозділів несли персональну відповідальність за організацію виконання контрольних документів у межах своїх повноважень.

Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:

• відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 1289, з них контрольні – 892;
• відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 1199, з них контрольні – 95; 
• відділ освіти, культури, молоді та спорту – 861, з них контрольні – 489;
• відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 850, з них контрольні – 551;
• відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 755, з них контрольні – 517; 
• загальний відділ – 694, з них контрольні – 149;
• сектор інформаційної політики – 509, з них контрольні – 372; 
• відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 442, з них контрольні – 124;
• служба у справах дітей – 267, з них контрольні – 184;
• фінансове управління –202, з них контрольні – 44;
• інспектор з обліку військовозобов'язаних – 115, з них контрольні – 75;
• відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 85, з них контрольні – 54; 
• відділ бухгалтерського обліку та звітності – 43, з них контрольні – 13.

За 2025 рік у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано: 

• відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 735;
• відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 431;
• відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 407; 
• відділом освіти, культури, молоді та спорту – 380;
• сектором інформаційної політики – 297;
• службою у справах дітей – 157;
• загальним відділом – 119;
• відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 97;
• відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 64;
• інспектором з обліку військовозобов'язаних – 64;
• відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 49; 
• фінансовим управлінням – 35;
• відділом бухгалтерського обліку та звітності – 13.

Аналіз виконання контрольних документів засвідчив, що у звітному періоді мали місце випадки порушення встановлених строків подання інформації та несвоєчасного інформування спеціаліста з питань контролю про стан виконання завдань. Основні порушення фіксувалися у секторі інформаційної політики (у частині питань цивільного захисту) та у відділі житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології. Поодинокі випадки порушення строків також відмічалися у відділі економіки, відділі освіти, культури, молоді та спорту та у роботі інспектора з обліку та бронювання військовозобов’язаних, що відображалося у щомісячних звітах з виконавської дисципліни.

Протягом звітного періоду загальним відділом здійснювався щоденний моніторинг заповнення Журналу контрольних документів. Встановлено, що відділ економіки забезпечував його ведення регулярно та в повному обсязі. В інших структурних підрозділах ведення Журналу здійснювалося нерівномірно, з окремими пропусками, найбільш системні порушення фіксувалися у секторі інформаційної політики (з питань цивільного захисту).

За результатами аналізу причин несвоєчасного виконання контрольних документів визначено такі основні чинники:

відсутність чітко визначених строків виконання в документах вищих органів влади;

значна кількість документів з позначками «терміново» та «невідкладно», виконання яких потребує тривалого часу;

затримка надходження документів із короткими строками виконання на рівні обласної та районної державних адміністрацій;

надходження документів, виконання яких не належить до компетенції Гірської міської ВА;

недотримання виконавської дисципліни окремими відповідальними виконавцями.

У сукупності зазначені фактори негативно впливали на показники якості виконавської дисципліни та ефективність організації роботи.

Загальним відділом упродовж звітного періоду забезпечувався щоденний моніторинг виконання контрольних документів, надання попереджувальної інформації структурним підрозділам щодо наближення строків виконання, методичний супровід з питань діловодства та контролю, а також щомісячне інформування керівництва про стан виконавської дисципліни.
 

Висновок

За результатами аналізу стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації у 2025 році встановлено, що в умовах зростання обсягів документообігу система контролю за виконанням документів функціонує та забезпечує супровід контрольних завдань.

Водночас у звітному періоді мали місце окремі порушення строків виконання контрольних документів, несвоєчасне інформування про стан їх виконання, а також неналежне та нерівномірне ведення Журналу контрольних документів окремими структурними підрозділами. Зазначені недоліки потребують усунення та посилення організаційних і управлінських заходів.

З метою підвищення рівня виконавської дисципліни структурним підрозділам рекомендується:

1. Врахувати у практичній роботі виявлені за результатами аналізу зауваження.
2. Забезпечити постійний контроль за регулярним, своєчасним і повним заповненням Журналу контрольних документів, зокрема завдань із постійними, щоквартальними, щомісячними та щотижневими строками контролю, а у разі необхідності невідкладно вносити актуальну інформацію про стан їх виконання.
3. Неухильно дотримуватися встановлених строків виконання контрольних документів та внутрішнього звітування, своєчасно інформуючи спеціаліста з питань контролю про проблемні питання, що виникають у процесі їх виконання.
4. У разі неможливості своєчасної підготовки інформації щодо виконання контрольних завдань з об’єктивних причин, невідкладно повідомляти головного спеціаліста з питань контролю загального відділу.
5. Посилити персональну відповідальність начальників структурних підрозділів за дотриманням строків виконання контрольних документів та своєчасне інформування спеціаліста з контролю.
6. Начальникам структурних підрозділів Гірської міської військової адміністрації провести додаткові роз’яснювальні та методичні заходи з працівниками, які систематично допускають порушення виконавської дисципліни.
7. Забезпечити постійне вдосконалення внутрішньої комунікації між структурними підрозділами з питань виконання контрольних документів, зокрема шляхом регулярного обміну інформацією щодо проблемних питань.

« повернутися до розділу «Виконавська дисципліна»