Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за грудень 2025 року

Дата: 02.01.2026 15:42

Кількість переглядів: 192

ЗВІТ

про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації 

за період з 01 грудня 2025 р. по 31 грудня 2025 р.

На виконання п.4 протокольних доручень за підсумками апаратної наради начальника Гірської міської військової адміністрації Сіверськодонецького району Луганської області від 18.06.2025, відповідно до вимог Указу Президента України від 19.02.2022 №155/2002 «Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України», постанови Кабінету Міністрів України від 18.05.2011 №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України», спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 грудня 2025 р. по 31 грудня 2025 р. 

Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.

Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 657 документів (всього протягом 2025 р. – 7366), з них 344 містили контрольний термін виконання (всього протягом 2025 р. – 2531), серед яких 43 невідкладних (всього протягом 2025 р. – 573), 44 термінових (всього протягом 2025 р. – 482).

За видами контрольних документів:

1. документи з вищих органів влади – 117;
2. документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 87;
3. документи з Луганської обласної державної адміністрації – 56;
4. документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 51;
5. документи з інших установ та організацій – 28.

Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 1 протокольне доручення керівництва Луганської ОДА та 1 протокольне доручення керівництва Сіверськодонецької РДА.

Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 5 розпоряджень голови Луганської ОДА, з них на контролі – 2, та 1 розпорядження голови Сіверськодонецької РДА, яке знаходиться на контролі.

Зареєстровано 11 розпоряджень начальника Гірської міської ВА, які мають контрольні строки виконання.

Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:

• відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 110, з них контрольні – 74;
• відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 85, з них контрольні – 63;
• відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 85, з них контрольні –61; 
• відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 83, з них контрольні – 5; 
• відділ освіти, культури, молоді та спорту – 71, з них контрольні – 44;
• загальний відділ – 60, з них контрольні – 11;
• відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 48, з них контрольні – 7;
• сектор інформаційної політики – 46, з них контрольні – 34;
• служба у справах дітей – 27, з них контрольні –20;
• фінансове управління –17, з них контрольні – 8;
• інспектор з обліку військовозобов'язаних – 6, з них контрольні – 3;
• відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 4, з них контрольні – 3; 
• відділ бухгалтерського обліку та звітності – 4, з них контрольні – 1.

Станом на 01.01.2026 в роботі знаходиться 667 документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 17 документів з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.

За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано: 

• відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 56;
• відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 52;
• відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 52;
• відділом освіти, культури, молоді та спорту – 31;
• сектором інформаційної політики – 24;
• службою у справах дітей – 20;
• загальним відділом – 11; 
• фінансовим управлінням – 8.
• відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 6;
• відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 4;
• відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 3; 
• інспектором з обліку та бронювання військовозобов'язаних – 2;
• відділом бухгалтерського обліку та звітності – 1;

За результатами аналізу встановлено, що рівень виконавської дисципліни у звітному періоді є середнім. Незважаючи на покращення у стані комунікації зі спеціалістом з контролю, реагування на щоденні нагадування, які надходять на офіційні електронні скриньки структурних підрозділів, постійно фіксуються випадки порушення встановлених строків подання відповідей на контрольні документи та систематичне несвоєчасне інформування спеціаліста з питань контролю про виконання документів, деколи після кількох повторних нагадувань.

Окремо слід відзначити, що станом на 01.01.2026 в ході моніторингу встановлено, що відділом освіти, культури, молоді та спорту та сектором інформаційної політики за напрямком цивільного захисту несистематично заповнюється Журнал обліку контрольних документів.

Також у звітному періоді було проведено моніторинг виконання у поточного році плану роботи Гірської міської військової адміністрації за IV квартал, затвердженого розпорядженням начальника від 22.09.2025 №178. Найнижчі показники були виявлені у відділа земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, сектора інформаційної політики за напрямком  цивільного захисту та інспектора з обліку та бронювання військовозобов’язаних. Зазначеними структурними підрозділами не вносилася інформація про виконання плану роботи. У неповному обсязі була надана інформація відділом освіти, культури, молоді та спорту, відділом правового забезпечення та кадрової роботи, відділом економіки. 

У сукупності всі зазначені аспекти – несвоєчасне виконання контрольних документів, ігнорування запитів про стан реалізації заходів плану роботи, неналежне ведення Журналу контрольних документів, а також зниження рівня комунікаційної взаємодії між структурними підрозділами – формують негативну тенденцію, що безпосередньо знижує загальний коефіцієнт якості виконавської дисципліни установи, знижує ефективність організації роботи і виконання покладених функцій та в цілому на імідж установи та її КРІ.

Висновок: 

отже, в цілому стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на середньому рівні, проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, тому пропоную начальникам структурних підрозділів:

1. Взяти до уваги зауваження.
2. Забезпечити контроль за регулярним, своєчасним та повним заповненням Журналу контрольних документів, особливо завдань із постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим строком контролю, у разі необхідності – терміново вносити актуальну інформацію про стан виконання таких документів.
3. Неухильно дотримуватися строків виконання та внутрішнього звітування про виконання документів із контрольними строками та невідкладно інформувати спеціаліста з контролю про проблемні питання, пов’язані із виконанням контрольних документів.
4. Взяти під особистий контроль стан виконавської дисципліни, дотримуватись вимог інструкції з діловодства.

« повернутися до розділу «Виконавська дисципліна»