Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за жовтень 2025 року

Дата: 03.11.2025 15:53

Кількість переглядів: 33

ЗВІТ

про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації 

за період з 01 жовтня 2025 р. по 31 жовтня 2025 р.

На виконання п.4 протокольних доручень за підсумками апаратної наради начальника Гірської міської військової адміністрації Сіверськодонецького району Луганської області від 18.06.2025, відповідно до вимог Указу Президента України від 19.02.2022 №155/2002 «Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України», постанови Кабінету Міністрів України від 18.05.2011 №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України», загальним відділом Гірської міської військової адміністрації було проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 жовтня 2025 р. по 31 жовтня 2025 р. 

Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.

Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 580 документів (всього протягом 2025 р. – 6117), з них 261 містили контрольний термін виконання (всього протягом 2025 р. – 1893), серед яких 68 невідкладних (всього протягом 2025 р. – 473), 29 термінових (всього протягом 2025 р. – 412).

За видами контрольних документів:

1. документи з вищих органів влади – 81;
2. документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 70;
3. документи з Луганської обласної державної адміністрації – 38;
4. документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 43;
5. документи з інших установ та організацій – 25.

Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 2 протокольних доручення керівництва Луганської ОДА та 2 протокольних доручення керівництва Сіверськодонецької РДА.

Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 1 розпорядження голови Луганської ОДА.

Зареєстровано 2 розпорядження начальника Гірської міської ВА, які мають контрольні строки виконання.

Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:

• відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 88, з них контрольні – 46;
• відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 80, з них контрольні – 9; 
• відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 74, з них контрольні – 51; 
• відділ освіти, культури, молоді та спорту – 74, з них контрольні – 43;
• загальний відділ – 68, з них контрольні – 5;
• відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 51, з них контрольні – 42;
• сектор інформаційної політики – 49, з них контрольні – 44;
• відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 49, з них контрольні – 10;
• служба у справах дітей – 23, з них контрольні –13;
• фінансове управління –15, з них контрольні – 2;
• інспектор з обліку військовозобов'язаних – 7, з них контрольні – 5;
• відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 5, з них контрольні – 4; 
• відділ бухгалтерського обліку та звітності – 4, з них контрольні – 0.

Станом на 01.11.2025 в роботі знаходиться 636 документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 32 документи з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.

За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано: 

• відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 42;
• відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 42;
• сектором інформаційної політики – 38;
• відділом освіти, культури, молоді та спорту – 36;
• відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 32;
• службою у справах дітей – 12;
• відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 6;
• загальним відділом – 5;
• відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 5;
• відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 4; 
• інспектором з обліку та бронювання військовозобов'язаних – 3;
• фінансовим управлінням – 2; 
• відділом бухгалтерського обліку та звітності – 1.

За результатами аналізу встановлено, що рівень виконавської дисципліни у звітному періоді є середнім. Структурні підрозділи, в цілому, надають звітну інформацію регулярно або на запит головного спеціаліста з питань контролю загального відділу, своєчасно консультуються з ним у разі виникнення запитань, а також надають пояснення причин несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів. 

Разом із тим, зафіксовано окремі випадки порушення встановлених строків подання відповідей на контрольні документи або відсутність інформування про причини порушень / ненадання відповіді, а саме: 

сектор інформаційної політики (напрям гуманітарних питань) – 3 випадки;

відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 1 випадок;

відділ соціального захисту населення та охорони здоров’я – 1 випадок.

Основними причинами порушення термінів є орієнтування на терміни, які встановлені у листі, а не на терміни, які встановлені у резолюції начальника ВА, короткий термін виконання контрольних завдань, технічні проблеми,  а також власна відповідальність виконавців. Це, у свою чергу, може негативно впливати як на якість виконавської дисципліни, так і на загальну ефективність роботи адміністрації в цілому. 

Також було проведено моніторинг виконання завдань Плану роботи Гірської міської ВА на IV квартал (далі – План), визначених розпорядженням начальника від 22.09.2025 №178. За підсумками проведеної роботи, встановлено, що сектором інформаційної політики повністю ігноруються коментарі щодо виконання пунктів Плану, віднесених до компетенції сектору, службою у справах дітей План заповнюється несвоєчасно, а відділ освіти, культури, молоді та спорту додавав до таблиці посилання на файли, які містять неякісну, неповну відповідь щодо виконання пункту Плану, а також підвантаживав гіперпосилання, які мають обмежений доступ до файлу. Все це також негативно впливає на коефіцієнт якості виконавської дисципліни установи.

Також слід виокремити такий напрямок роботи, як заповнення  Журналу контрольних документів. Відповідно до проведеного моніторингу заповнення Журналу станом на 03.11.2025 було виявлено, що деякі структурні підрозділи халатно відносяться до виконання цієї роботи і ігнорують виконання документів, що знаходяться на внутрішньому контролі (ВК).

Висновок: 

стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на середньому рівні та в основному відповідає вимогам сьогодення, проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:

1. Відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, сектору інформаційної політики, відділу соціального захисту населення та охорони здоров’я:

• продовжити регулярне, своєчасне та повне заповнення Журналу контрольних документів, особливо завдань із постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим строком контролю;
• у разі необхідності терміново вносити актуальну інформацію про стан виконання таких документів

2. Сектору інформаційної політики:

•  Суворо дотримуватися строків виконання та внутрішнього звітування про виконання документів із контрольними строками;
• Завідувачу сектору (Максель М.) взяти під особистий контроль стан виконавської дисципліни у структурному підрозділі.

3. Всім структурним підрозділам:
   • у разі виникнення об’єктивних обставин, які унеможливлюють дотримання встановлених строків подання інформації про виконання контрольних документів, негайно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу для належного документального оформлення та подальшого врегулювання ситуації;
   • начальникам структурних підрозділів взяти під особистий контроль стан виконавської дисципліни, неухильно дотримуватись вимог інструкції з діловодства та встановлених термінів виконання контрольних документів.

« повернутися до розділу «Виконавська дисципліна»