Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за листопад 2025 року

Дата: 01.12.2025 15:47

Кількість переглядів: 28

ЗВІТ

про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації 

за період з 01 листопада 2025 р. по 30 листопада 2025 р.

На виконання п.4 протокольних доручень за підсумками апаратної наради начальника Гірської міської військової адміністрації Сіверськодонецького району Луганської області від 18.06.2025, відповідно до вимог Указу Президента України від 19.02.2022 №155/2002 «Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України», постанови Кабінету Міністрів України від 18.05.2011 №522 «Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, актами Президента України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України», спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 листопада 2025 р. по 30 листопада 2025 р. 

Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.

Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 592 документи (всього протягом 2025 р. – 6709), з них 294 містили контрольний термін виконання (всього протягом 2025 р. – 2187), серед яких 57 невідкладних (всього протягом 2025 р. – 530), 26 термінових (всього протягом 2025 р. – 438).

За видами контрольних документів:

1. документи з вищих органів влади – 83;
2. документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 86;
3. документи з Луганської обласної державної адміністрації – 32;
4. документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 49;
5. документи з інших установ та організацій – 40.

Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 3 протокольних доручення керівництва Луганської ОДА та 1 протокольне доручення керівництва Сіверськодонецької РДА.

Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 2 розпорядження голови Луганської ОДА.

Зареєстровано 3 розпоряджень начальника Гірської міської ВА, які мають контрольні строки виконання.

Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:

• відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 99, з них контрольні – 11; 
• відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 92, з них контрольні – 59;
• відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 86, з них контрольні –58; 
• відділ освіти, культури, молоді та спорту – 83, з них контрольні – 39;
• відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 58, з них контрольні – 44;
• сектор інформаційної політики – 47, з них контрольні – 34;
• загальний відділ – 45, з них контрольні – 12;
• відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 41, з них контрольні – 12;
• служба у справах дітей – 19, з них контрольні –10;
• фінансове управління –12, з них контрольні – 3;
• відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 9, з них контрольні – 5; 
• інспектор з обліку військовозобов'язаних – 7, з них контрольні – 4;
• відділ бухгалтерського обліку та звітності – 3, з них контрольні – 3.

Станом на 01.12.2025 в роботі знаходиться 651 документ з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 52 документи з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.

За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано: 

• відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 50;
• відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 45;
• сектором інформаційної політики – 30;
• відділом освіти, культури, молоді та спорту – 27;
• відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 26;
• службою у справах дітей – 10;
• відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 9;
• відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 8;
• загальним відділом – 7;
• відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 3; 
• інспектором з обліку та бронювання військовозобов'язаних – 3;
• відділом бухгалтерського обліку та звітності – 3;
• фінансовим управлінням – 2.

За результатами аналізу встановлено, що рівень виконавської дисципліни у звітному періоді є незадовільним. Незважаючи на щоденні нагадування, які надходять на офіційні електронні скриньки структурних підрозділів, постійно фіксуються випадки порушення встановлених строків подання відповідей на контрольні документи. Зокрема, виконання документів здійснюється в останній контрольний день, визначений вищими органами влади, що є порушенням норм діловодства та організації контролю.  Найчастіше такі порушення допускають наступні структурні підрозділи: відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології, інспектор з обліку та бронювання військовозобов’язаних, сектор інформаційної політики за напрямом цивільного захисту, відділ освіти, культури, молоді та спорту. Крім того, структурні підрозділи систематично несвоєчасно інформують спеціаліста з питань контролю про виконання документів, інколи навіть після кількох повторних нагадувань.

Спеціалістом з контролю також проведено моніторинг виконання у листопаді поточного року плану роботи Гірської міської військової адміністрації на IV квартал, затвердженого розпорядженням начальника від 22.09.2025 №178. Недобросовісно до виконання завдань плану поставилися сектор інформаційної політики (з питань цивільного захисту), який ігнорує запити щодо стану виконання пунктів, віднесених до його компетенції, а також служба у справах дітей, що несвоєчасно реагує на необхідність виконання відповідних пунктів плану. 

Окремо слід відзначити погіршення якості заповнення журналу контрольних документів. Станом на 01.12.2025 під час щоденного моніторингу встановлено, що відділ соціального захисту населення та відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології заповнюють журнал несистематично, а сектор інформаційної політики (за напрямом цивільного захисту) виключно на вимогу начальника загального відділу та завідувача сектору.

Опосередковано однією з причин погіршення стану виконавської дисципліни є і суттєве зниження рівня комунікаційної взаємодії між структурними підрозділами в умовах дистанційної роботи та спеціалістом з питань контролю зокрема.

У сукупності всі зазначені аспекти – несвоєчасне виконання контрольних документів, ігнорування запитів про стан реалізації заходів плану роботи, неналежне ведення журналу контрольних документів, а також зниження рівня комунікаційної взаємодії між структурними підрозділами – формують негативну тенденцію, що безпосередньо знижує загальний коефіцієнт якості виконавської дисципліни установи, знижує ефективність організації роботи і виконання покладених функцій та в цілому на імідж установи та її КРІ.

Висновок: 

отже, стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на незадовільному рівні та ряд показників потребують більш пильного слідкування, тому пропоную структурним підрозділам:

1. Взяти до уваги всі зауваження.
2. Продовжити регулярне, своєчасне та повне заповнення Журналу контрольних документів, особливо завдань із постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим строком контролю, у разі необхідності – терміново вносити актуальну інформацію про стан виконання таких документів;
3. Суворо дотримуватися строків виконання та внутрішнього звітування про виконання документів із контрольними строками та невідкладно інформувати спеціаліста з контролю про проблемні питання, пов’язані із виконанням контрольних документів.
4. Начальникам структурних підрозділів взяти під особистий контроль стан виконавської дисципліни, неухильно дотримуватись вимог інструкції з діловодства та встановлених термінів виконання контрольних документів.

« повернутися до розділу «Виконавська дисципліна»