Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за липень 2025 року
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та
ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 липня 2025 р. по 31 липня 2025 р.
На виконання п.4 протокольних доручень за підсумками апаратної наради начальника Гірської міської військової адміністрації Сіверськодонецького району Луганської області від 18.06.2025, відповідно до вимог Указу Президента України від 19.02.2022 №155/2002 «Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України», постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 №1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення контролю за виконанням документів», спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської військової адміністрації (далі - Гірська міська ВА) за період з 01 липня 2025 р. по 31 липня 2025 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшло 675 документів, з них 341 містив контрольний термін виконання, серед яких 38 невідкладних, 69 термінових, 1 надтерміновий.
За видами контрольних документів:
- документи з вищих органів влади - 130;
- документи з міністерств та інших органів виконавчої влади - 72;
- документи з Луганської обласної державної адміністрації - 43;
- документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації - 64;
- документи з інших установ та організацій - 32.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 5 протокольних доручень керівництва Луганської ОДА.
Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 2 розпорядження голови Луганської ОДА.
Зареєстровано 3 розпорядження начальника Гірської міської ВА, які мають контрольні строки виконання.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я - 125, з них контрольні - 89;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин - 88, з них контрольні - 57;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту - 88, з них контрольні - 47;
- загальний відділ - 83, з них контрольні - 9;
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» - 78, з них контрольні - 10;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології - 69, з них контрольні - 49;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи - 58, з них контрольні - 12;
- сектор інформаційної політики - 45, з них контрольні - 36;
- служба у справах дітей - 19, з них контрольні -13;
- фінансове управління -14, з них контрольні - 4;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних - 11, з них контрольні - 7;
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій - 10, з них контрольні - 7;
- відділ бухгалтерського обліку та звітності - 3, з них контрольні - 1.
Станом на 01.08.2025 в роботі знаходиться 570 документів з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 24 документи з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я - 70;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології - 40;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин - 39;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту - 38;
- сектором інформаційної політики - 24;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи - 12;
- службою у справах дітей - 10;
- загальним відділом - 8;
- інспектором з обліку та бронювання військовозобов'язаних - 7;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» - 7;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій - 6;
- фінансовим управлінням - 4;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності - 0.
За результатами проведеного аналізу встановлено, що загальний рівень виконавської дисципліни в структурних підрозділах Гірської міської військової адміністрації у звітному періоді оцінюється як середній. Більшість підрозділів забезпечують належне виконання контрольних документів, своєчасно надають звітну інформацію за запитами головного спеціаліста з питань контролю загального відділу, а також за потреби звертаються за консультацією та надають обґрунтовані пояснення щодо причин порушення строків виконання.
Разом з тим, упродовж звітного періоду зафіксовано окремі випадки порушення встановлених контрольних строків надання відповідей на документи, що перебувають на контролі. Зокрема:
- сектор інформаційної політики - 2 випадки;
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» - 2 випадки.
Порушення строків обумовлено тим, що вище зазначені структурні підрозділи ігнорували внутрішньо встановлені строки, визначені загальним відділом, натомість орієнтувались виключно на терміни, вказані у вихідних листах вищих органів влади. Однак цей термін передбачає момент, коли узагальнена інформація вже має бути подана головному виконавцю (обласній державній адміністрації). Така практика суттєво ускладнює координацію, порушує логіку планування та негативно впливає на репутацію адміністрації на обласному рівні.
Також у звітному місяці було зафіксовано порушення термінів надання інформації на виконання протокольних доручень начальника Гірської міської ВА від 18.06.2025 р. відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології та інспектором з обліку та бронювання військовозобов'язаних. Подібні дії розцінюються як значне порушення виконавської дисципліни та потребують посилення контролю з боку заступника начальника, що курує питання з цих двох напрямків діяльності.
Стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації знаходиться на середньому рівні та в основному відповідає вимогам сьогодення, проте ряд показників потребують більш пильного слідкування, зокрема, пропоную:
- Відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою:
- неухильно дотримуватись термінів виконання контрольних завдань та своєчасно звітувати щодо їх виконання.
- Сектору інформаційної політики, відділу «Центр надання адміністративних послуг»:
- суворо дотримуватися внутрішніх строків виконання контрольних завдань та інформування ОДА;
- Всім структурним підрозділам:
- у разі виникнення об’єктивних обставин, які унеможливлюють дотримання встановлених строків подання інформації про виконання контрольних документів, негайно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу для належного документального оформлення та подальшого врегулювання ситуації;
- у разі виробничої необхідності оформлення невідкладних або термінових вихідних документів у неробочий час, в обов’язковому порядку попереджати загальний відділ;
- забезпечити регулярне, своєчасне та повне заповнення Журналу контрольних документів, особливо щодо завдань із постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим строком контролю. Тим структурним підрозділам, які не мають доступу до Журналу, необхідно своєчасно подавати інформацію про виконання контрольних документів головному спеціалісту з питань контролю загального відділу.
