Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за червень 2025 року
ЗВІТ
про перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за період з 01 червня 2025 р. по 30 червня 2025 р.
На виконання п.4 протокольних доручень за підсумками апаратної наради начальника Гірської міської військової адміністрації Сіверськодонецького району Луганської області від 18.06.2025, спеціалістом з контролю загального відділу Гірської міської військової адміністрації проведено перевірку стану виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у структурних підрозділах Гірської міської військової адміністрації (далі – Гірська міська ВА) за період з 01 червня 2025 р. по 30 червня 2025 р.
Перевіркою було охоплено документи, які надійшли до Гірської міської ВА від вищих органів влади, міністерств та інших органів виконавчої влади, Луганської обласної державної адміністрації, Сіверськодонецької районної державної адміністрації, обласних установ та організацій і містили контрольні строки виконання, у тому числі документи з тривалими строками виконання, а також доручення керівництва Луганської обласної державної адміністрації, які не містили контрольних строків виконання.
Усього за звітний період до Гірської міської ВА надійшов 531 документ, з них 274 містять контрольний термін виконання, серед яких 42 невідкладних, 51 терміновий.
За видами контрольних документів:
- документи з вищих органів влади – 88;
- документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 64;
- документи з Луганської обласної державної адміністрації – 50;
- документи з Сіверськодонецької районної державної адміністрації – 59;
- документи з інших установ та організацій – 12.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 1 протокольне доручення керівництва Луганської ОДА.
Також протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 2 розпорядження голови Луганської ОДА.
Зареєстровано 3 розпоряджень начальника Гірської міської ВА, які мають контрольні строки виконання.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали документів:
- відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 127, з них контрольні – 74;
- відділ економіки/сектор міжнародних відносин – 64, з них контрольні – 41;
- відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 63, з них контрольні – 5;
- відділ освіти, культури, молоді та спорту – 56, з них контрольні – 38;
- відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 53, з них контрольні – 35;
- загальний відділ – 49, з них контрольні – 16;
- відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 43, з них контрольні – 15;
- сектор інформаційної політики – 29, з них контрольні – 23;
- служба у справах дітей – 23, з них контрольні –19;
- фінансове управління –10, з них контрольні – 3;
- інспектор з обліку військовозобов'язаних – 9, з них контрольні – 6;
- відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 7, з них контрольні – 4;
- відділ бухгалтерського обліку та звітності – 3, з них контрольні – 0.
Станом на 01.07.2025 в роботі знаходяться 542 документи з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим контрольним терміном виконання та 31 документ з термінами, що не входять до звітного періоду або мають подовжений строк виконання.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
- відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 66;
- відділом економіки/сектором міжнародних відносин – 31;
- відділом освіти, культури, молоді та спорту – 31;
- відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 26;
- сектором інформаційної політики – 17;
- службою у справах дітей – 15;
- загальним відділом – 12;
- відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 10;
- інспектором з обліку військовозобов'язаних – 6;
- відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 3;
- відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 3;
- фінансовим управлінням – 2;
- відділом бухгалтерського обліку та звітності – 0.
За результатами аналізу встановлено, що рівень виконавської дисципліни у звітному періоді є задовільним. Більшість структурних підрозділів надають звітну інформацію регулярно або на запит головного спеціаліста з питань контролю загального відділу, своєчасно консультуються з ним у разі виникнення запитань, а також надають пояснення причин несвоєчасного інформування про виконання контрольних документів. Разом із тим зафіксовано окремі випадки порушення встановлених строків подання відповідей на контрольні документи, а саме:
сектор інформаційної політики - 4 випадки;
відділ економіки - 2 випадки;
відділ «Центр надання адміністративних послуг» - 1 випадок;
служба у справах дітей - 1 випадок.
Серед основних причин несвоєчасного виконання документів основними є: обмежені строки виконання, значний обсяг інформації, складність підготовки додатків тощо. Це, у свою чергу, може негативно впливати як на загальну організацію роботи адміністрації, так і на її імідж на районному та обласному рівнях.
Окремо звертаю увагу на повторювані випадки порушення виконавської дисципліни сектором інформаційної політики, що потребує посиленої уваги з боку керівництва підрозділу.
Також виявлено недоліки щодо своєчасності та повноти заповнення Журналу контрольних документів структурними підрозділами, які мають до нього доступ. Особливо це стосується завдань з постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим строком контролю. Зокрема, встановлено, що окремі підрозділи не фіксують інформацію про стан виконання документів, які перебувають на постійному контролі, серед яких сектор інформаційної політики, відділ соціального захисту населення та інші.
Крім того, мають місце випадки надсилання відповідей на контрольні документи у неробочий час, зокрема у вечірній або навіть нічний час. Що не може не ускладнювати своєчасну координацію дій та негативно впливає на організацію роботи.
Висновок та пропозиції
За результатами проведеного аналізу встановлено, що стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації, у Гірській міській військовій адміністрації в цілому відповідає вимогам сьогодення та перебуває на середньому рівні. Однак, окремі показники потребують більшої уваги та посиленого контролю.
У зв’язку із цим пропоную:
- Відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунальної власності, екології та благоустрою, відділу освіти, культури, молоді та спорту, сектору інформаційної політики, відділу соціального захисту населення та охорони здоров’я:
- забезпечити регулярне, своєчасне та повне заповнення Журналу контрольних документів, особливо щодо завдань із постійним, щоквартальним, щомісячним та щотижневим строком контролю;
- у разі необхідності терміново вносити актуальну інформацію про стан виконання таких документів.
- Сектору інформаційної політики:
- Суворо дотримуватися строків виконання та внутрішнього звітування про виконання документів із контрольними строками;
- Завідувачу сектору взяти під особистий контроль стан виконавської дисципліни у структурному підрозділі.
- Всім структурним підрозділам:
- у разі виникнення об’єктивних обставин, які унеможливлюють дотримання встановлених строків подання інформації про виконання контрольних документів, негайно інформувати головного спеціаліста з питань контролю загального відділу для належного документального оформлення та подальшого врегулювання ситуації;
- у разі необхідності оформлення невідкладних або термінових вихідних документів у неробочий час, в обов’язковому порядку узгоджувати їх оформлення та відправку із начальником загального відділу.
