ПРОТОКОЛ Проведення перевірки стану діловодства та архівної справи у Відділі Житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Гірської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького
ПРОТОКОЛ
Проведення перевірки стану діловодства та архівної справи у Відділі Житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Гірської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області у режимі відеоконференції
27.01.2023
ПРИСУТНІ:
Євгенія ШЕВЧЕНКО – Начальник загального відділу Гірської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області;
Ірина САВИНСЬКА – Начальник відділу Житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Гірської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області;
Вікторія ПАВЛЕНКО – Головний спеціаліст загального відділу Гірської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області.
Мета: Перевірка стану ведення діловодства та архівної справи, дотримання інструкції з діловодства Гірської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області, надання методичної допомоги.
Перевірка стану діловодства та архівної справи (далі — перевірка) була проведена з 16:30 27.01.2023р. по 17:30 27.01.2023р.
ПЕРЕВІРКОЮ ВСТАНОВЛЕНО:
1. Журнали вхідної та вихідної документації заповнюються у паперовому вигляді (зошит), після їх закінчення журнали прошиваються. Проте було зафіксовано відсутність заповнення контрольного листа про прошивку журналів. Поточні журнали вхідної та вихідної документації заповнюються з дотриманням інструкції з діловодства, проте станом на 27.01.2023 не є прошитими.
2. Виконавська дисципліна відділу знаходиться на достатньому рівні. Відповіді надаються вчасно, у повному обсязі, із зазначенням номеру контрольного документа, на який надсилається відповідь. При наявності запитань та термінових документів спеціалісти відділу реагують оперативно, надаючи спеціалісту з контролю необхідну інформацію.
3. Посадові інструкції працівників відділу наявні у електронному вигляді, проте не були оновлені відповідно до змін, які були внесені у Положення про відділ.
4. Номенклатура справ станом на 27.01.2023 знаходиться у розробці.
За результатами перевірки відділу житлово-комунального господарства, капітального будівництва, комунального майна, благоустрою та екології Гірської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області (далі – відділ)
РЕКОМЕНДУЄТЬСЯ:
1. Прошити журнали вхідної та вихідної документації та заповнити контрольні листи відповідно до інструкції з діловодства;
Термін:
2. Розпочати ведення журналу обліку контрольних документів з метою уникнення порушень виконавської дисципліни та внутрішнього контролю стану виконавської дисципліни у відділі.
Термін:
3. Внести зміни до посадових інструкцій працівників відділу відповідно до змін, які були внесені у Положення про відділ, та подати на затвердження до відділу правового забезпечення та кадрової роботи Гірської міської військово-цивільної адміністрації.
Термін:
4. Завершити розробку номенклатури справ відділу та подати її на затвердження.
Термін: 03.02.2023
5. Провести моніторинг стану діловодства та архівної справи у КП «Гірський комунальник», перевірити наявність нормативно-правових документів та створити експертну комісію для затвердження номенклатури справ підприємства.
Термін: До кінця лютого
