Звіт про стан виконавської дисципліни, організації контролю та ведення діловодства у Гірській міській військовій адміністрації за 2023 рік
ЗВІТ
про стан виконавської дисципліни, організацію контролю та
ведення діловодства в Гірській міській військовій адміністрації
за 2023 рік
Задля утримання на належному рівні виконавської дисципліни, загальним відділом Гірської міської військової адміністрації (далі – загальний відділ Гірської міської ВА) протягом 2023 року вівся облік контрольних документів, проводився щоденний моніторинг за дотриманням структурними підрозділами виконавської дисципліни, надсилалися нагадування про виконання контрольних документів та щомісяця готувався відповідний звіт з детальною порівняльною інфографікою про кількість контрольних документів та хід їх виконання у розрізі кожного окремо взятого структурного підрозділу.
Протягом 2023 року кількість контрольних документів, у порівнянні з 2022 роком, значно зросла. Зокрема, у 2023 році на контролі у Гірській міській ВА знаходилося 2824 документів, в той час, як у 2022 році таких документів було всього 482. У відсотковому значенні збільшення відбулося на 485,9% відносно показника аналогічного періоду 2022 року.
Так, контрольні документи розподілилися наступним чином: 578 – контрольні документи, що надійшли до Гірської міської ВА у статусі військово-цивільної адміністрації; 451 документ із невідкладними строками виконання; 383 документи із терміновими строками виконання.
З них було виконано в повному обсязі – 2223 документи, продовжують знаходитися на контролі 601 документ.
За видами контрольних документів за звітний період до Гірської міської ВА надійшли:
1) документи з вищих органів влади – 874;
2) документи з міністерств та інших органів виконавчої влади – 890;
3) документи з Луганської обласної державної адміністрації – 458;
4) документи з Сєвєродонецької районної державної адміністрації – 406;
5) документи з інших установ та організацій – 196;
6) розпорядження начальника Гірської міської ВА – 193.
Протягом звітного періоду до Гірської міської ВА надійшло 45 протокольних доручень керівництва Луганської ОДА та 34 розпорядження голови Луганської ОДА, з них станом на зараз на контролі знаходяться 23 розпорядчі документи.
Значне збільшення кількості кореспонденції відбулося через активний взаємозв’язок вищих органів влади (ВРУ, Офіс Президента, КМУ, Міністерства тощо) та центральних органів виконавчої влади (ОДА, РДА) з Гірською міською ВА з питань деокупації та реінтеграції, відновлення роботи таких галузей, як соціальна (відновлення роботи ЦНАП, збільшення в умовах сьогодення надання соціальних послуг та соціальної підтримки, організація роботи гуманітарних штабів), напрацювання взаємозв'язків із міжнародними благодійними організаціями з питань відновлення та відбудови окупованих територій, а також – організація допомоги Силам оборони.
Всього за звітний період структурні підрозділи Гірської міської ВА отримали наступну кількість документів:
1. відділ соціального захисту населення і охорони здоров’я – 975, з них контрольні – 665;
2. відділ житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 626, з них контрольні – 447;
3. сектор економіки – 594, з них контрольні – 304;
4. відділ освіти, культури, молоді та спорту – 556, з них контрольні – 380;
5. відділ правового забезпечення та кадрової роботи – 517, з них контрольні – 279;
6. сектор інформаційної політики – 513, з них контрольні – 354;
7. загальний відділ – 346, з них контрольні – 164;
8. відділ земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 174, з них контрольні – 107;
9. фінансове управління – 178, з них контрольні – 73;
10. служба у справах дітей – 148, з них контрольні – 94;
11. відділ «Центр надання адміністративних послуг» – 1 67, з них контрольні – 92;
12. відділ бухгалтерського обліку та звітності – 67, з них контрольні – 6.
За звітний період у розрізі структурних підрозділів Гірської міської ВА контрольних документів було опрацьовано:
1. відділом соціального захисту населення і охорони здоров’я – 566;
2. відділом житлово-комунального господарства, комунального майна, капітального будівництва та екології – 382;
3. відділом освіти, культури, молоді та спорту – 255;
4. сектором інформаційної політики – 253;
5. відділом правового забезпечення та кадрової роботи – 224;
6. сектором економіки – 176;
7. загальним відділом – 139;
8. відділом земельних ресурсів, розвитку аграрного сектору економіки, та сільських територій – 61;
9. відділом «Центр надання адміністративних послуг» – 61;
10. службою у справах дітей – 52;
11. фінансовим управлінням – 50;
12. відділом бухгалтерського обліку та звітності – 4.
(відомості про стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах Гірської міської ВА за 2023 рік додаються)
З метою зміцнення виконавської дисципліни та удосконалення контролю, спеціалістом з питань контролю протягом 2023 року було вжито відповідні заходи, а саме:
- на ім’я заступника начальника Гірської міської ВА готувалися доповідні записки про порушення строків виконання документів, в яких не лише зазначалися структурні підрозділи, які порушували виконавську дисципліну, але й причини цього;
- проводився щоденний моніторинг виконавської дисципліни у структурних підрозділах та щомісячне звітування керівництву про стан виконавської дисципліни;
- щопонеділка на робочій нараді загального відділу розглядався стан виконавської дисципліни й організації виконання завдань, визначених документами органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень і протокольних доручень голови облдержадміністрації та начальника Гірської міської ВА;
- щодня структурним підрозділам надсилалася попереджувальна інформація (на поточні 7 днів) щодо виконання контрольних документів, також ця інформація, з метою попередження невиконання контрольних завдань, доводилася до відома начальника загального відділу;
- щомісяця начальнику Гірської міської ВА готувався звіт про стан виконавської дисципліни.
Проте, протягом звітного періоду все ж таки фіксувалися випадки виконання контрольних завдань з порушенням встановлених термінів. Цей показник свідчить про те, що структурним підрозділам Гірської міської ВА не вдалося досягнути стовідсоткової своєчасності та якості виконання вимог контрольних документів, що є одним з основних критеріїв оцінки виконавської дисципліни в органах державної влади.
Спеціалістом з контролю було проведено аналіз причин несвоєчасно виконаних контрольних документів у звітному періоді. Основними серед них є:
1. велика кількість документів з термінами виконання «Терміново», «Невідкладно», але завдання, які надаються, мають тривалий час виконання;
2. затримка документації з короткими строками виконання від вищих органів влади на рівні обласної державної адміністрації;
3. технічні проблеми (нестабільний Інтернет, блек-аути в масштабах країни, перебої із зв’язком);
4. несвоєчасне надання інформації співвиконавцями контрольних документів;
5. тимчасове погіршення виконавської дисципліни у деяких структурних
підрозділах установи з суб’єктивних причин.
Якщо на перші три показники суттєво вплинути майже не можливо, то останні, у разі усунення суб’єктивного ставлення, можна майже повністю ліквідувати. З цією метою у 2024 році пропонується посилити виконавську дисципліну та більш сумлінно ставитися до виконання та звітування на контрольні документи наступним структурним підрозділам та окремим виконавцям: відділу економіки, відділу економіки, інспектору з обліку та бронювання військовозобов’язаних, а також спеціалісту з питань інформаційної політики.
З цією метою рекомендується провести перевірки стану діловодства та виконавської дисципліни протягом 2024 року у вищевказаних структурних підрозділах та надавати методичну допомогу та підтримку під час роботи із контрольними документами.
Висновок: стан виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями та розпорядчими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та місцевої адміністрації, в цілому відповідає вимогам сьогодення та знаходиться на достатньому рівні. Задля покращення результатів роботи в цьому напрямку загальний відділ Гірської міської ВА продовжуватиме опановувати нові форми аналізу стану фактичного виконання вимог розпоряджень і доручень вищих органів влади та голови обласної державної адміністрації, а також комунікативних зав’язків в умовах дистанційної роботи. В свою чергу, структурним підрозділам пропонується у зворотньому напрямку у будь-яких випадках комунікувати із загальним відділом, головним спеціалістом з питань контролю, таким чином упереджуючи випадки несвоєчасного інформування вищих органів влади про виконання контрольних завдань.
